Effektive und sichere Online-Dokumentenverarbeitung mit ONLYOFFICE

Die Zeiten, in denen deine Office-Apps mühsam von Hand installiert und ständig kompliziert aktualisiert werden müssen, sind längst vorüber. Die oftmals kostenintensiven Lösungen namhafter Softwareanbieter kannst du möglicherweise ebenfalls links liegen lassen, wenn du Dokumente bearbeiten und mit anderen teilen möchtest. Mit ONLYOFFICE erhältst du ein mächtiges Toolset, mit dem du nahezu alle Office-Aufgaben abdeckst. Und das alles in deinem Browser, komfortabel aufzurufen, keine Installation notwendig und überall mit dabei. Sprich, du bist beispielsweise an der Uni und möchtest an einem der Rechner an deinem Projekt weiterarbeiten? Einfach einloggen, und du kannst auf all deine Dokumente zugreifen und diese bearbeiten.

Die Online-Office-Suite ONLYOFFICE im Detail

Wie jede gewöhnliche (Offline-)Office-Suite bringt ONLYOFFICE sämtliche Features mit, die du von einem Office-Paket erwarten kannst. Mit dem Unterschied, dass die Apps direkt in deinem Browser aufgerufen werden, du dafür weder Rechenleistung noch Speicherplatz benötigst und von jedem Rechner auf der gesamten Welt darauf zugreifen kannst – Internetverbindung vorausgesetzt. Doch bevor wir alle Features vorstellen, hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten enthaltenen Apps:

• Vielseitiger und leistungsstarker Dokumenteneditor mit umfangreichen Formatierungsmöglichkeiten und optionalem Übersetzer
• Tabellenkalkulationstool mit einem umfassenden Repertoire aus Funktionen zum Sammeln, Aufbereiten und Darstellen von Datensammlungen
• Präsentationseditor mit vielfältigen Vorlagen, Designmöglichkeiten und der Option, sogar YouTube-Clips einzubetten
• Formular-Ersteller mit diversen Anpassungsmöglichkeiten und Formatierungen für bestimmte Felder
• PDF-Reader und –Konverter für die unkomplizierte Verteilung von Dokumenten, Präsentationen oder Formularen
• Sämtliche Apps der Office-Suite sind außerdem als Desktop-Variante installierbar, sodass du auf keine Internetverbindung angewiesen bist
• Noch zahlreiche weitere produktivitätsfördernde Features für KMU oder größere Unternehmen

Durch die browserbasierenden Apps bist du außerdem nicht auf ein bestimmtes Betriebssystem angewiesen und kannst die Office-Suite demnach nicht nur in Windows und Mac OS nutzen, sondern wenn du Lust hast, auch in Solaris. Einzig dein Browser sollte möglichst aktuell sein – aber das ist eine andere Geschichte.

Dokumenteditor

Mit ONLYOFFICE Docs lassen sich sämtliche Textdokumente des täglichen Bedarfs erstellen und in eine breite Palette an Dateiformaten exportieren. Außerdem kannst du mit dem Editor ebenso viele Dateiformate öffnen. ONLYOFFICE Docs unterstützt alle gängigen Formate wie Microsoft Word, PDF, HTML oder oldschool TXT. Mit der Online-App schreibst du aber nicht nur spannende Texte und Briefe, sondern kannst Bilder, Diagramme, Formen, Tabellen, mathematische Gleichungen und die guten alten WordArts (hier TextArt) einfügen.

Neben Textverarbeitung bietet ONLYOFFICE Docs außerdem die Möglichkeit, Formulare und Vorlagen für die professionelle Anwendung zu erstellen. Du hast mehrere ähnliche Dokumente erstellt und möchtest diese miteinander vergleichen? Mithilfe von Revisionszeichen kannst du dir die Unterschiede anzeigen lassen und Änderungen entweder übernehmen oder Dokumente zusammenführen. Eine mächtige Suchen-Ersetzen-Funktion sowie ein Versionsverlauf runden das Textverarbeitungspaket ab. Und reicht dir das noch nicht aus, kannst du die Online-App mit einer Reihe an Drittanbieter-Plugins bereichern. Dadurch lassen sich etwa Youtube-Videos oder Icons im Dokument nutzen, Sätze übersetzen oder Bilder direkt im Dokument bearbeiten, ohne dafür extra Photoshop oder Paint starten zu müssen.

Tabellenkalkulationseditor

Mit dem Online-Editor für Excel-Tabellen lassen sich, wie der Name bereits verrät, Dokumente aus Microsoft Excel öffnen und bearbeiten. Bereits mit geringem Aufwand und kleinen Formeln lassen sich viele Berechnungen automatisieren. Du weißt nicht genau, wie du einen bestimmten Wert berechnest? Nutze die wertvollen Syntaxtipps direkt in der App oder verwende einfach eine der zahlreichen Vorlagen für bestimmte Aufgaben. Darüber hinaus kannst du Daten filtern, sortieren oder ersetzen – alles mit einem Klick. Deinen Workflow kannst du außerdem mit Makros und weiteren Add-Ons bereichern.

Der ONLYOFFICE Tabellenkalkulationseditor kommt dabei mit sämtlichen Excel-Dateiformaten sowie CSV und PDF klar. Letzteres steht aber lediglich zum Export zur Verfügung. Daten lassen sich durch eine vielfältige Auswahl verschiedener Charts und Graphen darstellen, die du selber noch weiter anpassen kannst, etwa Layout, Beschriftung und Farben. Natürlich steht auch hier die gemeinsame Arbeit am Dokument mit dem gesamten Team zur Verfügung, sodass alle Kolleginnen und Kollegen kommentieren, chatten und editieren können. Sollte in deiner Abwesenheit mal etwas schiefgehen, kannst du über den Versionsverlauf einfach eine ältere Dateiversion wiederherstellen.

Präsentationseditor

Während die App einfach nur Teil des Office-Rundumpakets ist, kannst du auch gerne einmal vom Schlimmsten ausgehen, was dir mit PowerPoint passieren kann. Du bist auf einem Seminar mit Tausenden Teilnehmern und mit deinem Vortrag gleich an der Reihe. Microsoft PowerPoint auf dem Präsentationsrechner? Fehlanzeige. Mit ONLYOFFICE rufst du einfach dein Präsentationsprogramm im Browser auf und lädst sogar gleich deine Datei, ohne dass du noch auf einen externen Datenträger angewiesen bist.

Wie in PowerPoint bekannter Manier kannst du mit dem Online-Tool komplexe und ansprechende Präsentationen erstellen. Dir steht dabei eine Vielzahl an Werkzeugen zur Verfügung, damit du deine Gedanken und Themen kompakt auf eine Folie bringen kannst. Schemata, Skizzen, Statistiken und Diagramme – mit ONLYOFFICE Presentation stehen dir zahlreiche Mittel zur Verfügung, mit denen du dich richtig austoben kannst – natürlich mit Maß und Ziel. Zur Auflockerung kannst du sogar YouTube-Videos einbetten und direkt in der Präsentation abspielen. Und wenn du lieber im Team arbeitest, kannst du dieses einfach zur gemeinsamen Bearbeitung einladen und Folien in Echtzeit mit deinen Kollegen besprechen, kommentieren und ändern beziehungsweise erstellen.

Online-Formulare erstellen

Wenn du dich nicht unbedingt mit Microsoft Forms herumschlagen möchtest oder Formulare mit deinem Team abstimmen musst, ist es sinnvoller, auf eine Online-Lösung zu setzen. Vor allem auch deshalb, weil Formulare dann auch gleich für Außenstehende abrufbar sind und du dir über die Freigabe keine Gedanken machen musst. Mit dem Formular-Tool von ONLYOFFICE hast du die Möglichkeit, unkompliziert Formulare und Umfragen zu erstellen. Die Bedienung ist genauso einfach wie bei einem konventionellen Texteditor. Verwalte Schriftarten, erstelle visuelle Stile, ändere Farben und passe Layout und Design ganz an deine eigenen Vorstellungen an.

Neben dem Design kannst du außerdem Tipps zu den Formularfeldern oder Platzhalter hinzufügen, sodass dein Gegenüber nicht lange überlegen muss. Es ist außerdem möglich, den Typ für jedes Feld festzulegen, sodass du beispielsweise im Feld E-Mail-Adresse nur eine korrekte E-Mail-Adresse eintragen kannst. Die fertigen Formulare lassen sich dann entweder direkt über den ONLYOFFICE Workspace mit anderen teilen oder als ausfüllbare PDF versenden.

Online-Zusammenarbeit

Ein eminent wichtiges Feature einer Online-Office-Suite ist natürlich die Online-Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern oder Kollegen. Mit ONLYOFFICE kannst du ganz unkompliziert neue Teilnehmer einladen und über die Freigabeeinstellungen detaillierte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte festlegen. Du kannst außerdem Beschränkungen setzen, wie zum Beispiel die Unterbindung von Kopieren, Drucken oder Herunterladen. Mit verschiedenen Modi zum Co-Editing ist es möglich, Änderungen von anderen Personen direkt im Dokument zu übernehmen und gleichzeitig mit allen teilnehmenden zu chatten – entweder in Echtzeit oder über Kommentare. Änderungen lassen sich ganz einfach nachvollziehen und bei Bedarf dank Versioning rückgängig machen.

Darüber hinaus bietet die Edition für Unternehmen noch viele weitere praktische Features zur einfacheren Verwaltung von Projekten und Dateien. Aus diesem Grund befinden sich ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), ein Kalender, eine eigene Mailverwaltung, ein CRM (Customer-Relationship-Management) und noch weitere Tools mit an Bord.

ONLYOFFICE auf dem eigenen Server

Während ONLYOFFICE für bis zu 5 Teammitglieder kostenlos online verfügbar ist, existieren auch noch weitere Varianten, die vor allem auf größere Unternehmen abzielen. ONLYOFFICE kannst du nämlich auch selbst auf deinen eigenen Servern hosten, mit dem Vorteil, möglicherweise bessere Performance zu erreichen und striktere Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Die Kosten werden dabei anhand der Anzahl der Benutzer eruiert. Ein eigenes ONLYOFFICE ist hoch skalierbar und bietet auch in Sachen Sicherheit einige Vorteile. Zum Beispiel kannst du mit dem Office-Paket die (bereits vorhandene) LDAP oder Active Directory Authentifizierung nutzen, sodass alle Benutzer mit den gewohnten Zugangsdaten auf ihr eigenes Office zugreifen können.

Ein Office-To-Go, bitte!

ONLYOFFICE bietet eine überraschend gute Alternative zu bereits bekannten Mitbewerbern. Der Umfang der Suite deckt in der Regel alle Aufgaben des täglichen Workloads ab und bietet dabei den Vorteil, unabhängig von Ort und Betriebssystem zu arbeiten. Mit zahlreichen Werkzeugen lassen sich komplexe Formatierungen herstellen und dadurch Dokumente, Tabellen oder Folien genau nach den eigenen Ideen anpassen. Die hohe Kompatibilität mit Microsoft-Office-Dokumenten sowie dem OpenDocument-Standard ermöglicht nahtloses Arbeiten und einen optimalen Workflow – sowohl alleine als auch im Team.

Zugegeben, eine App im Browser fördert nicht gerade die Übersicht auf deinem Desktop, aber genau betrachtet ist es irrelevant, ob du zwischen Browsertabs oder Taskleisten-Einträgen hin- und herwechselst. Und wenn du das Online-Office nicht nutzen möchtest, steht dir außerdem eine Offline-Installation sowie mobile Apps für iOS und Android zur Verfügung. Mit ONLYOFFICE ist Online-Zusammenarbeit kinderleicht umzusetzen. Der Funktionsumfang der Office-Suite lässt sich außerdem mit zahlreichen Plugins noch weiter ausbauen. Videocalls im Word-Dokument? Klingt kurios, ist aber unentbehrlich, wenn auf einem Rechner beispielsweise kein Skype, Teams oder Zoom installiert ist.