ONLYOFFICE DocSpace – Dokumente verwalten, teilen & gemeinsam nutzen

Mit DocSpace führt ONLYOFFICE eine neue Web-App ein, die es ermöglicht, sämtliche in ONLYOFFICE erstellte Dokumente mit anderen zu teilen. Das klingt erst einmal nach keiner großen Sache. Bei näherer Betrachtung offenbart sich aber ein überaus interessanter Funktionsumfang. DocSpace ist nämlich in sogenannte Räume gegliedert, in welchen ganz bestimmte Benutzergruppen ganz bestimmte Dokumente bearbeiten dürfen.

Beispielsweise können alle im Unternehmen genutzten Dokumente in einem großen Raum gesammelt werden und nur berechtigte User erhalten den Zugriff auf die jeweils benötigten Docs – wie etwa bei einzelnen Projekten, Aufgaben oder Abteilungen. Dabei bietet DocSpace dieselben Vorteile der bereits etablierten ONLYOFFICE-Suite und erweitert mit einigen überaus praktischen Möglichkeiten zur Online-Zusammenarbeit und Rechteverwaltung.

Online-Zusammenarbeit in Echtzeit und an jedem Inhalt

ONLYOFFICE DocSpace bietet allen Mitarbeitern, Kollegen, Teams und bei Bedarf auch Gästen, gemeinsam mit anderen an Dokumenten mitzuwirken oder diese von jedem Ort der Welt zu betrachten. Dabei stehen Usability und Zusammenarbeit stets im Fokus.

Effektive Zusammenarbeit im Team

Mit ONLYOFFICE und DocSpace kannst du anderen Teilnehmern in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Mehrere Personen können dabei gleichzeitig Änderungen vornehmen, Kommentare hinzufügen und den Fortschritt eines Projekts live verfolgen. Die Räume für Zusammenarbeit bieten dabei den optimalen Platz, um gemeinsam kreativ an Dokumenten, Präsentationen oder Tabellen arbeiten zu können. Wahlweise steht dir offen, ob du im offenen Dokument entweder eine Absatzsperre nutzt, sodass nur du allein den Absatz editieren kannst, an dem du gerade arbeitest. Oder du lässt zu, dass alle Teilnehmer überall editieren dürfen – ganz nach deinem individuellen Workflow.

Zentraler Dokumentenspeicher für alle

Zusammen mit DocSpace kannst du Räume nutzen, in denen Benutzer alle relevanten Dateien für bestimmte Projekte oder Teams speichern können. Dadurch entfällt das oftmals mühsame manuelle Zusammentragen und Teilen von Dokumenten per E-Mail oder gar mittels USB-Stick. DocSpace zeigt dir alle für dich oder dein Team verfügbaren Dokumente in einer übersichtlichen Struktur an und unterscheidet dabei zwischen Text, Tabellen, Präsentationen, Multimediadateien, PDF, E-Books und Formularen. Dadurch behältst du stets den Überblick und kannst Dokumente nicht nur unkompliziert verwalten, sondern auch mit nur wenigen Klicks die Rechte für die jeweilige Datei oder den Ordner festlegen. Und sollten du oder deine Kollegen einmal unterwegs sein und über keine Internetanbindung verfügen – mit der DocSpace-App könnt ihr auch offline eure Arbeit fortsetzen und Fortschritte synchronisieren, sobald ihr wieder im Netz seid.

Echtzeit-Kommunikation mit allen Teilnehmern

Vergiss diverse Kommunikationstools aus der neuen Homeoffice-Ära. Mit DocSpace erhältst du direkt sämtliche Werkzeuge, die du für die Kommunikation in Echtzeit mit allen Teilnehmern benötigst. Du hast die Wahl zwischen Chat sowie Audio- und Videokonferenz. Direkt im Dokument, ohne dass du noch einen weiteren Tab im Browser oder gar eine weitere App nebenher laufen lassen musst. Auf diese Weise kannst du gleichzeitig an der Quartalspräsentation arbeiten und dabei direkt die Reaktionen deines Teams live erleben. Der Echtzeit-Chat kann aber auch ein praktischer Begleiter sein, wenn du beispielsweise an einem Artikel arbeitest und diesen gemeinsam mit deinem Lektor oder einem anderen Teammitglied redigierst. Und last but not least ist es mit dieser Option möglich, direkt mit Gästen wie etwa Kunden oder anderen Abteilungen zu kommunizieren, sodass diese sich nicht extra bei einer anderen Plattform registrieren müssen.

Unkomplizierte und übersichtliche Rechteverwaltung

Apropos Anmeldevorgang – DocSpace ermöglicht dir, sämtliche Berechtigungen und Zugänge übersichtlich zu verwalten und setzt dabei auf aktuellste Standards. Dabei werden nicht nur DSGVO und HIPAA eingehalten, sondern auch JSON Web Token (JWT) unterstützt. Das soll sicherstellen, dass kein User auf mehr Daten und Dokumente zugreifen kann, als erlaubt, sodass du vor allem bei externen Einladungen ruhig schlafen kannst. Berechtigungen selbst kannst du entweder in Form von Nutzern oder Gruppen verteilen. Vergib beispielsweise die Gruppenrechte „Team“, sodass dein gesamtes Team ein gewünschtes Dokument bearbeiten kann. Und wähle etwa „Gast“ für reinen Lesezugriff, Druckverbot und Schutz vor Herunterladen. So kannst du effektiv die Vervielfältigung deiner Dokumente unterbinden. Natürlich lassen sich mit DocSpace Dokumente auch durch ein Passwort schützen, sollten die Sicherheitsstandards für deinen Einsatzzweck noch nicht ausreichen. Des Weiteren sorgen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie ein optionaler Single Sign-On dafür, dass sich tatsächlich nur autorisierte User anmelden können.

ONLYOFFICE als Self-Hosting-Lösung

Du traust niemandem außer dir selbst? Oder dein Unternehmen setzt ein höchstes Maß an Sicherheit voraus, sodass du alles lieber selbst in die Hand nimmst und auf dem Unternehmensserver hostest? Geht klar, ONLYOFFICE lässt sich ganz unkompliziert auch auf eigener Hardware hosten. Dadurch bleiben sämtliche Daten stets im Unternehmen und dringen, sofern deine Mitarbeiter euer VPN nutzen, auch nicht bei externen Verbindungen nach außen. Ferner kannst du auch selbst die Performance der All-in-One Office-Lösung anpassen, da alles direkt auf deinem Server läuft. ONLYOFFICE bietet dir dafür sowohl technischen Support als auch regelmäßige Software-Updates, sodass sämtliche Pakete immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Flexible Office-Suite für jede Arbeitsumgebung

ONLYOFFICE in Verbindung mit DocSpace ist sowohl für kleine Teams als auch für große Unternehmen geeignet. Die Lösungen lassen sich detailliert und ganz unkompliziert an verschiedene Projektgrößen und Arbeitsumgebungen anpassen, sodass jedes Umfeld von der vereinfachten Dokumentenverwaltung profitieren kann. Dank der skalierbaren Infrastruktur wird DocSpace auch den Anforderungen wachsender Unternehmen gerecht. Zudem können Benutzer wählen, ob sie die Cloud-Version von ONLYOFFICE nutzen oder die Anwendung selbst in einer privaten Cloud betreiben möchten. Dies ermöglicht Unternehmen, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten und den Datenschutz zu gewährleisten.

Sicherheit und Datenschutz in Privaträumen

Gerade bei der Arbeit an sensiblen oder vertraulichen Dokumenten ist es wichtig, dass diese nicht nur von unbefugten Zugriffen von außen abgesichert sind. DocSpace wird in naher Zukunft auch private Räume anbieten, in der jedes einzelne eingetippte Zeichen direkt Ende-zu-Ende verschlüsselt ist. Neben einer sicheren HTTPS-Verbindung sorgt das für ein höchstes Maß an Sicherheit gegenüber sogenannten MITM-Attacken, bei der sich ein potenzieller Angreifer einfach zwischen zwei Endpunkte einklinkt und mitliest. So kannst du sicher gehen, dass die im Privatraum gebunkerten Dokumente auch wirklich nur von autorisierten Usern betrachtet und editiert werden.

ONLYOFFICE & DocSpace: Die gelungene Symbiose für effiziente Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung

Die Kombination ONLYOFFICE und DocSpace ist eine spannende und kostengünstige Lösung für effektive Zusammenarbeit und die einfache Verwaltung aller im Unternehmen genutzten Dokumente. Mit DocSpace kannst du in speziellen Räumen gemeinsam mit anderen Teilnehmern oder Gästen an Projektdokumenten arbeiten, Ideen sammeln oder einfach nur im Gruppen-Videocall die nächsten Schritte planen und dabei brainstormen.

Dabei steht dir das umfassende Anwendungspaket von ONLYOFFICE zur Verfügung. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen machen dabei aber nur einen Bruchteil der Möglichkeiten aus. Du kannst sämtliche Berechtigungen für spezifische Benutzer(-gruppen) individuell anpassen und die integrierten Kommunikationstools nutzen. So bleibst du stets mit deinem Team in Kontakt. Unabhängig davon, ob du die Cloud-Version bevorzugst oder die App als lokale Dokumentenverwaltung einrichten möchtest, ONLYOFFICE und DocSpace passen sich flexibel an deine Bedürfnisse und die deines Unternehmens an – für bessere Zusammenarbeit und mehr Effizienz bei der Verwaltung aller Dokumente.