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Word-Vorlage: So schreibst Du einen Geschäftsbrief

Es ist nicht einfach, eine allgemein gültige Vorlage für einen Geschäftsbrief zu erstellen. Schließlich umfasst der Begriff des Geschäftsbriefs unterschiedliche Schreiben. Einfach gesagt spricht man dann von einem Geschäftsbrief, wenn eine Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und einer anderen Person stattfindet. Selbstverständlich ist dieses Schreiben dann auf geschäftlicher Ebene angesiedelt. Das heißt, dass es sich hierbei um ein Schreiben an einen Partner, Kunden oder Dienstleister handelt. Für diese Art der Korrespondenz gibt es zum einen den klassischen Post-, aber auch den modernen E-Mail-Weg. Im Folgenden möchten wir Euch beim nächsten Geschäftsbrief ein wenig unter die Arme greifen. Mithilfe unserer praktischen Vorlage ist Euer nächstes geschäftliches Schreiben gesichert. 

Was ist ein Geschäftsbrief?

Wie bereits eingangs erwähnt wurde, handelt es sich bei einem Geschäftsbrief um eine Korrespondenz zwischen Unternehmen und Geschäftspartner. Im Umkehrschluss betrifft ein Geschäftsbrief immer eine Kommunikation mit externen Personen. Eine firmeninterne Korrespondenz kann hingegen kein Geschäftsbrief sein. Das gilt auch dann, wenn die anderen Voraussetzungen eines Geschäftsbriefs vorliegen. Geschäftsbriefe sind verpflichtende Schreiben eines jeden Unternehmens. Sie dienen in aller erster Linie der Beweispflicht. Dementsprechend gilt für Geschäftsbriefe auch eine umfassende Aufbewahrungspflicht. Derartige Schreiben muss ein Unternehmen mindestens sechs Jahre lang archivieren. Spätestens dann, wenn es einmal zu einer Unternehmensprüfung kommen sollte, müssen Sie Ihre Geschäftsbriefe vorlegen können.

Die Inhalte

Zu den wichtigsten Fragen rundum das Thema der Geschäftsbriefe zählt natürlich der Inhalt. Was genau muss auf der Vorlage vorhanden sein? Hierbei hilft ein Blick in das Handelsgesetzbuch (HGB). Dort sind abschließend die verpflichtenden Angaben aufgelistet. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit einer Abmahnung rechnen. Doch nicht jedes Unternehmen muss die gleichen Angaben machen. Was auf dem Geschäftsbrief dargelegt werden muss, hängt vielmehr von der Natur des Unternehmens ab. Während das HGB zu vielen Unternehmensarten Aussagen trifft, bleiben auch manche außen vor. 

So kann man dem Gesetz keine Vorgaben für Einzelunternehmer und Gesellschaften des Bürgerlichen Rechts entnehmen. Auch, wenn im HGB keine Angaben dazu gemacht werden, kann die Branche eines derartigen Unternehmens für entsprechende Angaben maßgeblich sein. Unabhängig der Unternehmensnatur gibt es Standardinhalte eines Geschäftsbriefs. Hierzu gehören in aller erster Linie Angaben zum Unternehmen. So muss der komplette Name der Firma und die dazugehörige Anschrift der Firma genannt werden. Idealerweise steht im Geschäftsbrief auch der Name des Geschäftsinhabers.

DIN 5008 – der perfekte Standard

Vieles im Geschäftsleben wird durch allgemein gültige Vorgaben vereinfacht. So verhält es sich auch bei Geschäftsbriefen. DIN 5008 ist beispielsweise die perfekte Vorlage für einen Geschäftsbrief. Allerdings heißt dies nicht, dass jeder Geschäftsbrief nach dieser DIN-Norm ausgestaltet sein muss. Es hat sich jedoch gezeigt, dass diese Norm benutzerfreundlich und übersichtlich daherkommt. Bei DIN 5008 setzt man auf ein klassisches A4-Hochformat. Gemäß DIN 5008 hat der Geschäftsbrief einen obigen Rand von 4,5 cm. Dieser Bereich gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, ein entsprechendes Logo zu platzieren. An der linken Seite besteht ein Rand von 2,5 cm. Auf der rechten Seite beträgt der minimale Rand 1 cm. Bei der Schriftart setzt man in aller Regel auf Klassiker wie Arial oder Times New Roman. Die Schriftgröße beträgt 12. Bei längeren Geschäftsbriefen sollte man sich hingegen für Schriftgröße 11 entscheiden. 

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Simon Lüthje

Ich bin der Gründer dieses Blogs und interessiere mich für alles was mit Technik zu tun hat, bin jedoch auch dem Zocken nicht abgeneigt. Geboren wurde ich in Hamburg, wohne nun jedoch in Berlin.

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