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Word-Vorlage: So schreibst Du einen Geschäftsbrief

Der Briefkopf ist wichtig

Ein Geschäftsbrief besteht nicht nur aus einem Bereich. Ganz im Gegenteil. Mit einem entsprechenden Schreiben deckt man häufig viele unterschiedliche Bereiche ab. Im besten Falle entscheidest Du Dich, nach einem vergebenen Muster zu arbeiten. So sorgst Du nicht nur für ein professionelles und übersichtliches Auftreten. Darüber hinaus sparst Du bei der Ausarbeitung Deiner Geschäftsbriefe auch eine Menge Zeit. Der Fokus eines Geschäftsbriefs liegt natürlich immer auf dem Briefkopf. Hieraus muss der Empfänger im besten Falle bereits die wichtigsten Informationen entnehmen können. 

Firmenlogo

Das Logo Deines Unternehmens sorgt dafür, dass der Empfänger sofort weiß, von wem das Schreiben stammt. Ein Firmenlogo sollte im besten Falle linksbündig im Briefkopf eingefügt werden. Neben dem Logo solltest Du auch Deine Rücksendeangaben einfügen. Wir empfehlen Dir, die Rücksendeangaben in einer Zeile zu schreiben. 

Empfängeranschrift

Unter dem Firmenlogo steht in der Regel die Anschrift des Empfängers. Neben der Anschrift kann man auch Zusatzinformationen einfügen. So kann man unter anderem einen betreffenden Projektnamen einfügen oder darauf hinweisen, dass es sich um ein vertrauliches Schreiben handelt. Sollte es sich um ein vertrauliches Schreiben handeln, steht der Personenname bei der Anschrift über dem Firmennamen. Das bringt zum Ausdruck, dass das Schreiben persönlich geöffnet werden soll.   

Anschriftfeld

In der Regel greifen Unternehmen bei Geschäftsbriefen auf Briefumschläge mit Sichtfenster zurück. Doch ohne entsprechende Vorgabe ist es schwer, das Sichtfenster zu treffen. Die Adresse wird nur dann sichtbar, wenn das Feld mit der Anschrift 4 cm hoch und 8,5 cm breit ist.

Der Inhalt sollte korrekt sein

Geschäftsbrief ist nicht gleich Geschäftsbrief. Wie wir bereits zu Beginn erwähnt haben, gibt es viele unterschiedliche Geschäftsbriefe. Je nachdem wie der Inhalt des Geschäftsbriefs ausgestaltet ist, gibt es auch unterschiedliche Aufbaumöglichkeiten. Auch, wenn man sich kurz fassen sollte, ist es immer wichtig, den Geschäftsbrief verständlich auszugestalten. Sollte sich das Schreiben beispielsweise auf einen gewissen Tatbestand beziehen, so ist es wichtig, dass selbiger auch erläutert wird. Hierbei kann man eine separate Erklärung wählen. So räumt man gleich zu Beginn Fragen aus dem Weg. Anders verhält es sich bei einem allgemeinen Schreiben. Beispielhaft zu nennen sei hierbei eine Änderung des Kommunikationsablaufs. Hier muss man selbstverständlich keinen anderen Sachverhalt erläutern. Das praktische an einer Vorlage ist, dass man für zukünftige Schreiben keinen neuen Brief aufsetzen muss. Du musst lediglich die Inhalte entsprechend anpassen.        

Beachte einen formalen Aufbau des Inhalts

Der Verweis auf vorangegangene Sachverhalte stellt ein gutes Beispiel für einen formalen Aufbau dar. Es ist wichtig, dass der Leser weiß worum es geht, ohne veraltete Geschäftsbriefe zur Hand nehmen zu müssen. Verweise in Form von Paragrafen, Buchstaben oder einfachen Hochzahlen helfen Dir dabei. Mithilfe von ihnen kannst Du Ausführungen zu den Briefinhalten machen. Selbiges gilt für allgemeine Informationen. So kannst Du beispielsweise auf die betreffende Abteilung bzw. den zuständigen Sachbearbeiter hinweisen. Diese Verweise bringen dem Leser einen entscheidenden Vorteil. Er weiß sofort, welche Punkte im kommenden Schreiben thematisiert werden. 

Der Betreff des Schreibens sollte optisch hervorgehoben werden. Klassischerweise wählst Du hierbei einen Fettdruck sowie eine größere Schrift. Im Anschluss an die Betreffzeile beginnt das Geschäftsschreiben. Insbesondere die Anrede sollte zwei Zeilen nach den Worten des Betreffs niedergeschrieben werden. Wie die Anrede genau aussieht, hängt in aller erster Linie von der Geschäftsbeziehung und dem persönlichen Verhältnis zueinander ab. Auch zwischen Anrede und erstem Absatz sollte ein gewisser Abstand herrschen. Wir raten zu einer Leerzeile. Denke daran, dass Du den ersten Satz mit Kleinschreibung beginnst. Schließlich setzt er die Anrede fort.

Wie die anschließenden Worte aussehen, hängt voll und ganz vom Schreiben an sich ab. Selbstverständlich gibt es die unterschiedlichsten Inhalte und dementsprechend muss man auch die Aufteilung individuell bestimmen. Dabei kann es ratsam sein, auf bestimmte Wörter hinzuweisen. Mittels Fettdruck oder kursivem Schriftstil kann man Keywords hervorheben. Bei Gedankensprüngen sollte ein neuer Absatz begonnen werden. Sachverhaltswechsel können auch eine Zwischenüberschrift erforderlich machen. Auch Zitate oder anderweitige Hinweise kann man, wenn es passt, einfügen. 

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Simon Lüthje

Ich bin der Gründer dieses Blogs und interessiere mich für alles was mit Technik zu tun hat, bin jedoch auch dem Zocken nicht abgeneigt. Geboren wurde ich in Hamburg, wohne nun jedoch in Bad Segeberg.

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Simon

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Es ist nicht einfach, eine allgemein gültige Vorlage für einen Geschäftsbrief zu erstellen. Schließlich umfasst der Begriff des Geschäftsbriefs unterschiedliche Schreiben. Einfach gesagt spricht man dann von einem Geschäftsbrief, wenn eine Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und einer anderen Person stattfindet. Selbstverständlich ist dieses Schreiben dann auf geschäftlicher Ebene angesiedelt. Das heißt, dass es sich hierbei um ein Schreiben an einen Partner, Kunden oder Dienstleister handelt. Für diese Art der Korrespondenz gibt es zum einen den klassischen Post-, aber auch den modernen E-Mail-Weg. Im Folgenden möchten wir Euch beim nächsten Geschäftsbrief ein wenig unter die Arme greifen. Mithilfe unserer praktischen Vorlage ist Euer nächstes geschäftliches Schreiben gesichert. 
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Wie bereits eingangs erwähnt wurde, handelt es sich bei einem Geschäftsbrief um eine Korrespondenz zwischen Unternehmen und Geschäftspartner. Im Umkehrschluss betrifft ein...

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