Die E-Mail stellt sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben eines der beliebtesten Kommunikationsmittel dar. Vor allem im beruflichen Bereich hat sie das Telefon als Hauptkommunikationsmittel längst abgelöst. Selbst kleinere Unternehmen kommen dementsprechend heute nicht mehr ohne professionelle E-Mail-Lösung aus. Doch welche E-Mail-Lösungen für Unternehmen sind überhaupt verfügbar und welche ist wann am besten geeignet?
E-Mail-Hosting als externe Lösung
Das externe web hosting, das in aller Regel auch die Nutzung eines E-Mail-Servers umfasst, ist für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen die am besten geeignete Lösung – und entsprechend populär. Der größte Vorteil besteht darin, dass keine eigene Serverinfrastruktur bereitgestellt werden muss. Technisches Know-how, regelmäßige Wartungsarbeiten und Equipment sind entsprechend nicht nötig. Alle anfallenden Aufgaben werden von einem externen Unternehmen übernommen.
Auch preislich ist eine solche externe E-Mail-Lösung in der Regel allen Alternativen überlegen. Hosting-Pläne, die häufig mehrere Dutzende Mail-Konten mit variablem Speicherplatz umfassen, sind geringe monatliche Gebühren zu haben. Die Ansprüche durchschnittlicher Unternehmen lassen sich damit gut erfüllen. Das Nutzungserlebnis unterscheidet sich nicht von der privaten Mailnutzung bei bekannten Providern. Vorteilhaft ist hier auch der beständige technische Support durch den externen Dienstleister.
Neben den Servern und dem Support stellen externe Hostinganbieter auch Programme zur Verfügung, über welche Mails versendet und empfangen werden können. In aller Regel ist hier also nicht einmal die Installation eines eigenen Mail-Clients nötig. Hinzu kommt in einigen Fällen die Anbindung des Programms an andere Web-Lösungen. Besonders beliebt ist etwa die Verbindung des angebotenen Clients mit Outlook. Eine Verbindung besteht ferner zur eigenen Unternehmenswebsite – sofern diese beim gleichen Hostingdienst liegt. Das führt dazu, dass professionelle Mailadressen mit der eigenen URL angelegt werden können.
Wie umfangreich das Angebot ist, ist dabei nicht nur von Anbieter zu Anbieter verschieden, sondern variiert auch in Abhängigkeit vom zur Verfügung stehenden Budget. So werden in den allermeisten Fällen mehrere Mailpakete angeboten, die unterschiedliche Leistungen umfassen. Vor allem die Anzahl anlegbarer Postfächer und der insgesamt sowie pro Postfach zur Verfügung stehende Speicherplatz variieren von Paket zu Paket. Hier ist es sinnvoll, die eigenen Bedürfnisse zunächst möglichst genau zu bestimmen, um eine passende externe E-Mail-Lösung auswählen zu können.
Vergleichbar ist das Angebot des externen E-Mail-Hostings mit dem externen Hosting einer Website: Alle Inhalte liegen auf externen Servern, alle Verantwortung für Betrieb und Wartung der Server liegt bei einem Dienstleister und technisches Know-how ist nicht erforderlich. Die Lösung ist damit sehr bequem; gleichzeitig muss für die ausgelagerten Dienste jedoch bezahlt werden.
Interne E-Mail-Lösungen
Interne E-Mail-Lösungen sind vor allem für größere Unternehmen, die besonderen Wert auf maximale Personalisierung legen und einen enormen Speicherbedarf haben, geeignet. Hier ist das Preis-Leistungs-Verhältnis bei externen Hostern meist nicht besser als bei internem Hosting, sodass es sich – da letzteres maximal an die eigenen Wünsche angepasst werden kann – lohnt, einen eigenen Mail-Server zu betreiben. Damit einher geht die Notwendigkeit, Wartungs- und Installationsarbeiten ebenso wie notwendige Schutzmaßnahmen selbst vorzunehmen. Infrage kommen interne Mail-Lösungen daher vor allem für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung.
Für kleinere und mittlere Unternehmen eignet sich das interne E-Mail-Hosting somit in aller Regel nicht, da die Betriebs-, Wartungs- und Hardwarekosten nicht zu unterschätzen sind. Darüber hinaus ziehen auch viele größere Unternehmen die Auslagerung relevanter Teile ihrer E-Mail-Lösung dem Aufbau einer eigenen Struktur vor, was vor allem auf die damit verbundenen Investitionskosten sowie auf die meist nötige Dauerbeschäftigung von IT-Fachpersonen zurückzuführen ist, die – zumal in ökonomisch turbulenten Zeiten – abschreckt.
Hybride E-Mail-Lösungen
Hybride Lösungen werden häufig in größeren Unternehmen eingesetzt. Hierbei liegen Teile der genutzten E-Mail-Dienste auf eigenen, andere hingegen auf Drittservern. Die Verantwortlichkeit für die E-Mail-Lösungen teilt sich so zwischen dem Unternehmen und einem externen Dienstleister auf. Ebenfalls zu den hybriden Lösungen gezählt werden können Angebote, bei denen zwar alle Inhalte auf externen Servern liegen, das Unternehmen jedoch selbst für Installation und Wartung des verwendeten E-Mail-Clients verantwortlich ist. Derartige Lösungen werden vor allem von größeren Unternehmen genutzt, die großen Wert auf Flexibilität und Individualisierung der E-Mail-Lösung legen, gleichzeitig jedoch keine eigenen Server nutzen möchten.
Welche E-Mail-Lösung ist für welches Unternehmen geeignet?
Welche Lösung für welches Unternehmen geeignet ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Prinzipiell ist die Eignung der E-Mail-Lösungen von der Größe des Unternehmens, vom E-Mail- und Sicherheitsbedarf sowie von den vorhandenen technischen, personellen und finanziellen Ressourcen abhängig. In der Regel sind kleine und mittlere Unternehmen bei einem externen E-Mail-Hoster sehr gut aufgehoben.
Insgesamt bietet es sich an, den eigenen Bedarf und die eigenen Ansprüche vor dem Abschluss eines wie auch immer gearteten Vertrages so genau wie möglich zu ermitteln:
- Wie viele E-Mail-Konten werden benötigt?
- Wie viel Speicherplatz wird benötigt?
- Was soll das E-Mail-Programm leisten können?
- Ist in absehbarer Zukunft mit einem Anwachsen des Bedarfs zu rechnen?
- Ist im Unternehmen IT-Fachwissen vorhanden?
- Wie viel Geld ist für die E-Mail-Infrastruktur vorhanden?
- usw.
Wer diese Fragen beantwortet und auch die bisherige Mail-Nutzung im Unternehmen evaluiert, wird schnell herausfinden, welche Lösung im jeweiligen Falle am besten geeignet ist. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen stellen im Rahmen einer solchen Untersuchung fest, dass ihr Anspruch an eine E-Mail-Lösung recht beschränkt ist: E-Mails sollen versendet und empfangen, idealerweise in Outlook und Co exportiert werden können – und das bei möglichst professioneller Präsentation. Ein großes internes Mail-Aufkommen oder Sonderwünsche sind meist nicht vorhanden, sodass eine einfache externe Lösung meist sehr zweckmäßig und hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses ideal ist.
