Was ist ein Multifunktionsdrucker und worauf muss ich achten?

Bis vor ein paar Jahren waren effiziente Büros mit einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte bestückt. Zum typischen Equipment gehörten dabei Drucker, Fax, Scanner und Kopierer. Entsprechend viel Platz benötigten die Geräte jedoch auch im Büro. Umso größer war der Segen, als die ersten Geräte auf den Markt kamen, die mehrere Funktionen in einem verbanden – sogenannte Multifunktionsdrucker. Nun konnte man selbst im heimischen Büro die wichtigsten Aufgaben erfüllen. Mittlerweile sind diese praktischen Helfer aus Büros nicht mehr hinweg zu denken. Auch in immer mehr Privathaushalten halten sie Einzug. Da es sie jedoch bereits einige Jahre auf dem Markt gibt, ist dieses Produkt-Segment mittlerweile breit gefächert. Sie unterscheiden sich in aller erster Linie in ihrer Funktionsvielfalt. Doch auch die Qualität in den unterschiedlichen Disziplinen wie Scannen, Drucken und Kopieren unterscheidet sich häufig voneinander. Im Folgenden möchten wir euch die praktischen Geräte einmal genauer vorstellen.

Im Drucker-Dschungel verliert man schnell den Überblick

Wer sich auf die Suche nach einem passenden Multifunktionsgerät begibt, ist schnell überfordert. Zu groß ist mittlerweile einfach die Vielfalt an verfügbaren Geräten. Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer, den passenden Drucker zu finden. Wichtig ist dabei nur, dass du für dich genauestens definierst, was dir wichtig ist. Wenn man sich für den Kauf eines Multifunktionsdruckers entscheidet, steht an aller erster Stelle die Wahl der passenden Drucktechnik. Wer vornehmlich farbprächtige Fotos drucken möchte, kommt um einen Tintenstrahldrucker nicht herum. Sollten hingegen Dokumente mit jeder Menge Text im Fokus stehen, ist ein Laserdrucker oder ein Drucker auf Basis von LED-Technik ratsam.

Das Komplizierte an der Wahl eines Multifunktionsdruckers ist jedoch, dass die Drucktechnik nicht allein entscheidet. Auch die entsprechenden Funktionen des Geräts sollten deinen Vorstellungen entsprechen. Zu den Kernfunktionen zählen bei nahezu allen Multifunktionsdruckern, neben dem Drucken selbst, das Scannen und Kopieren. Wer jedoch auf eine Fax-Funktion nicht verzichten möchte, muss die Augen offen halten. Selbiges gilt für die Internetverbindung der Geräte. Sollte eine Netzwerkverbindung vorhanden sein, gibt es ältere Geräte, die lediglich auf LAN setzen und moderne, für die eine WLAN-Verbindung kein Problem ist.

Argumente für ein Multifunktionsgerät

Wer sich für einen Multifunktionsdrucker entscheidet, profitiert von einer Reihe verschiedener Vorteile. Ein großer Vorteil liegt bereits auf den ersten Blick auf der Hand. Mit einem derartigen Gerät kannst du jede Menge Platz sparen. Anstelle von mehreren großen Geräten, benötigst du fortan nur noch eins. Doch du sparst nicht nur Platz, sondern auch Geld. So kostet ein Multifunktionsdrucker deutlich weniger als die Summe der Geräte, welche entsprechende Funktionen bieten. Man spart jedoch nicht nur beim Kaufpreis, sondern auch bei den Stromkosten. Ein entscheidender Vorteil vieler moderner Multifunktionsdrucker ist weiterhin die integrierte Festplatte. Auf dieser lassen sich beispielsweise bequem eingescannte Dokumente speichern. Mitunter ist ein Versand selbiger Dokumente dann sogar möglich, ohne überhaupt den PC einzuschalten.

Wer sich für ein sehr gutes Multifunktionsgerät entscheidet, muss die vielen verschiedenen Funktionen keineswegs mit einer minderwertigen Druckqualität bezahlen. Hochqualitative Geräte drucken trotz der vielen Features schnell und zuverlässig. Die Betonung liegt hierbei jedoch auf „Qualität“. Zwischen den verschiedenen Multifunktionsdruckern gibt es nämlich jede Menge Unterschiede in Bezug auf Verarbeitung und Leistung. Doch auch die Kosten sind zum Teil extrem verschieden. Wie bei einem normalen Drucker solltest du auch bei diesen besonderen Geräten darauf achten, dass die Kosten nicht nur den Kaufpreis an sich umfassen. Es gehen auch stets Folgekosten einher, die vor allem bei „Billig-Geräten“ zum teuren Spaß für Vieldrucker werden können. Diesbezüglich verweisen wir auf die allgemeinen Hinweise zum Drucker-Kauf.

Welche Haupt-Funktionen sind wichtig?

Neben den Druckereigenschaften spielen auch die namensgebenden weiteren Funktionen eine große Rolle. Hier gibt es mittlerweile die verschiedensten Ausstattungen. Vor dem Kauf eines neuen Gerätes solltest du dir Gedanken darüber machen, welche Funktionen du auch wirklich brauchst. Hier kann es sich lohnen, wenn eher zu viel als zu wenig Funktionen an Bord des Gerätes sind. Schließlich ist es sehr ärgerlich, wenn du nach einiger Zeit feststellst, dass ein wichtiges Feature nicht an Bord ist. Denn dann stellt sich das Gerät früher oder später als echter Fehlkauf heraus. Wenn du dann ein weiteres Gerät kaufen musst, das die Funktion übernimmt, ist der Sinn und Zweck eines Multifunktionsgerät verfehlt. Wer also vor dem Kauf weiß, welche Funktionen er braucht, spart letzten Endes nicht nur Platz, sondern auch Geld.

Der Scanner

Eine Scan-Funktion gehört mittlerweile zum Standard für Multifunktionsdrucker. Doch auch, wenn nahezu jedes der Geräte einen Scanner an Bord hat, sind diese keineswegs alle gleich gut oder gleich schlecht. Hier unterscheidet man zwischen zwei unterschiedlichen Arten von Scannern. Während manche Geräte auf einen Einzugsscanner setzen, verwenden andere wiederum einen Flachbettscanner. Inzwischen sind Einzugsscanner jedoch veraltet. Die meisten Multifunktionsgeräte setzen stattdessen auf die Technik mit einem Flachbettscanner.

Vorteile dieser Variante liegen auf der Hand. So lassen sich bei Einzugsscannern beispielsweise keine gebundenen Dokumente wie Bücher oder Zeitschriften scannen. Allerdings kann es beim Flachbettscanner einige Zeit in Anspruch nehmen, bis man mit dem Scanvorgang mehrerer Seiten fertig ist. Wer häufig scannt sollte also am besten zu einer Kombination aus Einzugscanner und Flachbettscanner setzen. So lassen sich die unterschiedlichsten Dokumente problemlos einscannen.

Der Kopierer

Neben dem Scanner gehört auch der Kopierer standardmäßig zu jedem Multifunktionsdrucker. Achte aber darauf, dass die Kopierfunktion eines Multifunktionsgeräts nicht auf zahlreiche Kopien ausgelegt ist. Dies liegt zum einen daran, dass das Kopieren hier viel länger dauert als bei einem professionellen Kopierer. Außerdem sind die Kosten pro Seite hier sehr hoch. Zumindest ist dies bei Multifunktionsgeräten auf Tinten-Basis der Fall. Wer sich hier für einen Laser-Drucker auf Toner-Basis entscheidet, spart definitiv einiges an Geld. Dennoch sollten Personen, die tagtäglich viele Seiten kopieren eher zu einem professionellen Kopiergerät greifen. Dieses ist nicht nur schneller, sondern bietet auch weitere Komfortfunktionen.

Das Fax

Zwar gehört die Fax-Funktion nicht zur Standard-Ausstattung eines jeden Multifunktionsdruckers, mittlerweile hat sich aber auch dieses Feature bei sehr vielen Geräten etabliert. Solltest du dich für ein Gerät mit Fax-Funktion entscheiden, dann achte unbedingt auf das Feature „Fax-to-PC“. In diesem Fall kann das Gerät das Fax nämlich ganz unkompliziert an deinen PC weiterleiten. So lassen sich Faxe nicht nur unkompliziert archivieren, sondern auch sofort bearbeiten. Auch anders herum ist eine gute Kommunikation zwischen Fax und PC unerlässlich. So sollte es möglich sein, Faxe direkt vom PC aus zu verschicken, ohne das Dokument zuvor ausdrucken zu müssen.

Der Kartenleser

Für Fotografen spielt auch eine weitere Funktion durchaus eine wichtige Rolle. So gibt es Multifunktionsgeräte, die einen passenden Schacht für SD-Karten an Bord haben. So lassen sich bequem die Fotos der Kamera ohne PC drucken. Alternativ kann man bei Geräten mit Festplatte auch die Bilder abspeichern. Alternativ gibt es auch Multifunktionsgeräte, die über die sogenannte „Pictbridge-Funktion“ verfügen. Hier kann man die Digitalkamera oder das Smartphone bequem per USB am Drucker anschließen.

Moderne Geräte setzen auch auf weitere Funktionen

Scannen, Kopieren und Faxen sind Funktionen, die fast alle Multifunktionsgeräte an Bord haben. Doch es gibt auch weitere Zusatzfeatures, die dem Nutzer vor allem eines bieten: Jede Menge Komfort. Sollte bei dir ein Kauf anstehen, solltest du, wenn möglich, immer die aktuellste Technik kaufen. Ansonsten ist dein Multifunktionsdrucker in ein paar Jahren möglicherweise nicht mehr zu deinem Smartphone oder anderen wichtigen Drucker-Quellen kompatibel.

Die Duplex-Druck-Funktion

Wer Papier sparen möchte, kommt um den praktischen Duplex-Druck nicht herum. Hier lassen sich die Papiere im Drucker von beiden Seiten bedrucken. Ohne die entsprechende Technik an Bord muss man aber nicht verzweifeln. Mittlerweile kann man die Duplexeinheit bei vielen Herstellern bequem nachrüsten.

Der USB-Anschluss

Unerlässlich ist heutzutage auch ein USB-Anschluss. Hierbei setzen die allermeisten Multifunktionsgeräte auf den Standard USB 2.0. Auch, wenn man die entsprechenden Dokumente via PC-Verbindung oder sogar drahtlos ans Gerät senden möchte, bietet USB große Vorteile. Beispielsweise lassen sich per Anschluss Updates aufs Gerät spielen. Auch im Falle eines Defekts kann man diesen Anschluss nutzen, um das Gerät wieder auf die ursprüngliche Firmware zu bringen.

Die Netzwerkverbindung

Natürlich geht heutzutage nichts mehr ohne das Internet. Dies gilt auch für moderne Drucker. Vor allem hier wird deutlich, welchen Komfort ein LAN-Anschluss des Druckers mit sich bringt. Schließlich erlaubt dieser die Nutzung nur eines Druckers von mehreren Geräten. Früher konnte man einen LAN-Anschluss vornehmlich nur bei Geräten finden, die auf Laser-Technik oder LED-Druck setzen. Schließlich kommen diese vornehmlich in großen Büros mit LAN-Architektur zum Einsatz. Allerdings gehört ein LAN-Anschluss mittlerweile zur Standard-Ausstattung von jedem aktuellen Multifunktionsgerät.

Die WLAN-Verbindung

Wer dem Kabel nicht zugeneigt ist, sollte unbedingt auf eine Wi-Fi Funktion des Druckers achten. Diese ermöglicht praktische Netzwerkfunktionen auch ohne eine Kabelverbindung zum LAN. Eine Drahtlos-Verbindung ist vor allem dann von großem Vorteil, wenn sich in der Nähe des Geräts kein LAN-Anschluss befindet.

Verfügt der Drucker dann über WLAN, erfährt man als Nutzer einen unvergleichlichen Nutzerkomfort. So kann man bequem von der Couch per Smartphone drucken und sogar scannen. Besonders einfach ist dies dann, wenn das Gerät Apple AirPrint oder Google Cloudprint unterstützt.

Multifunktionsdrucker verbrauchen viel Strom

Eines musst du vor dem Kauf eines Multifunktionsgerätes beachten: Stromsparer sind diese Geräte keineswegs. Wer Energie sparen möchte, sollte also unbedingt zwischen den technischen Angaben der verschiedenen Anbieter vergleichen. Strom verbrauchen die Geräte im übrigen nicht nur, wenn sie eingeschaltet sind. Im Standby-Modus wird ebenfalls Energie benötigt. Und die fällt vor allem bei Geräten mit permanenter WLAN- oder Bluetooth-Verbindung teilweise ganz schön ins Gewicht. Vor dem voreiligen Trennen vom Strom kann man jedoch nur abraten. Allen voran bei Tintenstrahldruckern kann dies zu Problemen führen. Hier kommt es nämlich gut und gerne einmal dazu, dass die Tinte eintrocknet. Den Stromverbrauch des Multifunktionsdruckers sollte man jedoch immer in Relation zu den Geräten sehen, welche man sich erspart. Schließlich würde die Stromrechnung bei einem Büro-Equipment mit Scanner, Kopierer, Fax und Drucker als vier Einzelgeräte weit höher ausfallen, als es bei der kombinierten Lösung der Fall ist.

Multifunktionsdrucker gibt es mit unterschiedlichen Drucktechniken

Wer sich für einen Multifunktionsdrucker entscheidet, legt sich keineswegs auf eine bestimmte Drucktechnik fest. Es ist vielmehr so, dass inzwischen nahezu jede Drucktechnik mit einem passenden Multifunktionsdrucker daherkommt. So kann man sich für einen Tintenstrahldrucker, Laserdrucker, LED-Drucker, Solid-Ink-Drucker und einen Duplexdruck entscheiden. Lege am besten Wert darauf, was für dich beim Drucken wichtig ist. Wie wir eingangs bereits erwähnt haben, bringt jede Drucktechnik ihre Vor- und Nachteile mit sich.

Fazit: Die beste Lösung für kleine Büros

Mit einem Multifunktionsdrucker kannst du dein Homeoffice zum waschechten Büro upgraden. Viel Platz benötigst du dafür nicht. Dies erweist sich vor allem in Zeiten von Corona als eine echte Alternative zum Aufstellen mehrerer Geräte. Allerdings gibt es einige Punkte, die du beachten solltest, um mit deiner Kombi-Lösung auch langfristig zufrieden zu sein. Hierbei stehen die Funktionen des Geräts im Vordergrund. Sollte der Multifunktionsdrucker zum Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in der Lage sein, ist dies schön und gut. Dennoch gibt es weitere Features, die vor allem den Bedienkomfort und damit den Workflow verbessern. Allen voran sind dies Netzwerkfunktionen. Das Gerät sollte definitiv WLAN-fähig sein, um Druckaufträge möglichst unkompliziert in Auftrag zu geben. Bei all den praktischen Funktionen handelt es sich schlussendlich aber immer noch um einen Drucker. Und dieser sollte auch in seiner Kernkompetenz überzeugen können. Hierzu zählen allen voran eine hohe Druckgeschwindigkeiten sowie eine hohe dpi-Zahl.