Das Risikomanagement ist einer der wichtigsten Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Damit es bei dieser wichtigen Aufgabe nicht zu Fehlern kommt, haben inzwischen unterschiedliche Firmen spezialisierte Risikomanagementsoftware entwickelt, die den gesamten Prozess abbilden.
Risikomanagementprozess – Manuell oder per Software?
Die Betriebswirtschaftslehre (BWL) unterteilt den Risikomanagementprozess stets in vier Unteraufgaben. Diese können sowohl manuell als auch mit einer speziellen Risikomanagementsoftware wie zum Beispiel von Beispiel Abel Systems (zur Software) durchgeführt werden. In der Regel nutzen sowohl kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch Konzerne aufgrund der hohen Komplexität inzwischen eine Risikomanagementsoftware.
- Risiken identifizieren: In der ersten Phase des Risikomanagementprozesses versuchen Unternehmen alle Risiken zu identifizieren. Eine Risikomanagementsoftware kann in dieser Phase helfen, Risiken zu finden, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich erscheinen. Umso mehr Risiken ein Unternehmen in dieser Phase entdeckt, umso einfacher können diese im weiteren Risikomanagementprozess beurteilt und behoben werden. Es ist deshalb essenziell, eine möglichst vollständige Übersicht zu erstellen.
- Risiken bewerten: Nicht alle Risiken sind für ein Unternehmen kritisch. Im Rahmen des Risikomanagementprozesses müssen die in der ersten Phase identifizierten Risiken deshalb anhand ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihres Risikos gruppiert werden. Eine Risikomanagementsoftware kann die Risikobewertung deutlich vereinfachen und hilft Unternehmen so damit, ihren Risikomanagementprozess auf die größten Gefahren zu konzentrieren. Unternehmen können sich so auf Risiken fokussieren, die den Unternehmenserfolg mittel- bis langfristig gefährden würden. Ungefährliche Risiken, deren Behebung sich auf finanzieller Perspektive oft nicht lohnt, können durch die Risikobewertung hingegen geringer priorisiert werden.
- Handlungsoptionen: Sobald die gefährlichsten Risiken bekannt sind, sollten im Unternehmen Maßnahmen ermittelt werden, die deren Eintrittswahrscheinlichkeit und deren Folgen minimieren. Welche Gegenmaßnahmen dies sind, kann nur nach einiger detaillierten Analyse im Einzelfall unter Betrachtung aller relevanten Faktoren entschieden werden. Es ist deshalb essenziell, alle Informationen zentral zusammenzufassen und sämtliche Handlungsoptionen zu dokumentieren, um im Risikomanagementprozess nicht die Übersicht zu verlieren.
- Zuständigkeiten: Die vierte Phase Risikomanagementprozesses wird in vielen Unternehmen entweder übergangen oder vernachlässigt. Eine klare Zuweisung von Zuständigkeiten und Verantwortungsbereichen an die jeweiligen Mitarbeiter ist jedoch essenziell für das Risikomanagement. Durch den Einsatz einer Risikomanagementsoftware wird sichergestellt, dass jedem Risiko oder den jeweiligen Gegenmaßnahmen ein verantwortlicher Mitarbeiter zugeteilt wird.
- Maßnahmen und Risiken prüfen: Nach der Identifikation und Bewertung der Risiken und der Einleitung entsprechender Gegenmaßnahmen muss die Umsetzung im Unternehmen regelmäßig geprüft werden. Eine Risikomanagementsoftware stellt sicher, dass dieser Kontrollprozess korrekt umgesetzt wird. Werden die Maßnahmen hingegen nur manuell kontrolliert, kommt es schnell zu Fehlern, die den gesamten Prozess gefährden.
Die fünf Phasen des Prozesses machen deutlich, dass das Risikomanagement keine einmalige Aufgabe ist, sondern permanent wiederholt werden muss. Um Unternehmen vor gefährlichen Risiken zu schützen und stets allen aktuellen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden zu können, lohnt sich in den meisten Fällen daher die Investition in eine Risikomanagementsoftware.
Vorteile spezieller Risikomanagementsoftware
Eine Umfrage unter Führungskräften und Verantwortlichen des Risikomanagements ergab, dass der Einsatz einer Risikomanagementsoftware in fast allen Unternehmen den Risikomanagementprozess deutlich vereinfacht hat. Laut den Umfrageteilnehmern sind dies die größten Vorteile
- Beachtung von gesetzlichen Vorgaben: In Deutschland unterliegt das Risikomanagement in vielen größeren Unternehmen gesetzlichen Vorgaben, die Mindeststandards definieren. Eine Risikomanagementsoftware hilft dabei, diese Rahmenbedingungen stets einzuhalten. Es wird somit nicht nur das Risiko im Unternehmen reduziert, sondern es werden auch Bußgelder vermieden, die Aufsichtsbehörden anordnen können, wenn ein Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält.
- Automatische Erstellung von Berichten: Liste von Risiken und Maßnahmen sind im Risikomanagementprozess essenziell. Wird diese Aufgabe manuell, etwa in Excel, erledigt, schleichen sich schnell Fehler ein. Zudem ist das manuelle Erstellen von Risiken- und Maßnahmelisten sehr zeitintensiv. Eine Risikomanagementsoftware kann diesen Schritt automatisieren und per Mausklick entsprechende Berichte erstellen.
- Zuordnung von Risiken und Maßnahmen: Professionelle Risikomanagementsoftware ermöglicht es übersichtlich alle identifizierten Risiken und ihre jeweiligen Gegenmaßnahmen darstellen. Mitarbeiter können so auf einen Blick sehen, welche Gefahren in ihrem Aufgabenbereich existieren und wie sie diese minimieren können.
- Zuordnung von Berechtigungen und Aufgaben: Damit die getroffenen Gegenmaßnahmen zur Risikominimierung umgesetzt werden, ermöglichen es eine Risikomanagementsoftware, die dafür notwendigen Aufgaben an einzelne Mitarbeiter zu delegieren. Diese erhalten innerhalb der Risikomanagementsoftware dann Zugriff auf alle benötigen Unterlagen, die sie zur Umsetzung der Maßnahmen benötigen.
Fazit zur Risikomanagementsoftware in Unternehmen
Viele Unternehmen sehen eine Risikomanagementsoftware als weitere Ausgabe, die sehr gerne vermeiden möchten. Betrachtet man die zahlreichen Vorteile und die Umfrageergebnisse wird jedoch schnell deutlich, dass die Digitalisierung des Risikomanagementprozesses ein Wettbewerbsvorteil gegenüber der manuell arbeitenden Konkurrenz ist. Mittel- und langfristig reduziert eine Risikomanagementsoftware durch den Abbau von Risiken die Unternehmenssicherheit, sorgt für eine höhere Qualität bei Produkten und garantiert die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
