Die beste Rechnungssoftware: Programme im Vergleich

Egal, ob du dir mit gelegentlichen Einsätzen als Kellner etwas dazuverdienen möchtest oder ein großes Business gegründet hast – eine ordnungsgemäße Rechnung ist unerlässlich. Dies gilt für jeden, der ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietet. Das hat nichts mit typisch deutschem Bürokratie-Wahnsinn zu tun. Stattdessen hat die „Zettelwirtschaft“ auch ganz praktische Gründe. Schließlich möchte nicht nur das Finanzamt über deine Zuverdienste Bescheid wissen. Obendrein benötigt dein Kunde etwas, das dem Nachweis einer Leistungserbringung dient. Wichtig ist hierbei nicht nur, dass das Produkt oder die Dienstleistung ersichtlich ist. Auch der zu zahlende Betrag spielt eine entscheidende Rolle. Wie du siehst, sollte man eine Rechnung nicht über den Daumen gepeilt erstellen. Stattdessen ist große Sorgfalt von Bedeutung. Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Reihe unterschiedlicher Rechnungsprogramme, die dir die Erstellung von Rechnungen möglichst einfach machen soll. Im Folgenden möchten wir einmal einen Blick auf ein paar Anbieter werfen.

Was gehört zur Rechnung?

Neben Betrag und Dienstleistung bzw. Produkt muss eine Rechnung auch einige weitere Bestandteile vorweisen. Hierzu zählt beispielsweise der Rechnungstermin. So ist nicht nur ein Rechnungsdatum, sondern auch ein Termin erforderlich, zu dem der Rechnungsbetrag bezahlt werden muss. Wie du die Rechnung aufsetzt, unterliegt deiner Entscheidung. So kannst du sie entweder manuell anfertigen oder dich einer praktischen Rechnungssoftware bedienen. Letztere Lösung zählt vor allem bei professionellen Unternehmern mittlerweile zum Standard. Vor allem dann, wenn man viele unterschiedliche Kunden hat, erleichtert ein entsprechendes Rechnungsprogramm den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung immens.

open3A

Wer Open-Source-Lösungen mag, sollte einmal einen Blick auf open3A werfen. Dieses Rechnungsprogramm überzeugt vor allem in einem Punkt – den Kosten. De facto kostet es nämlich gar nichts. Dies ist zumindest dann der Fall, wenn du „nur“ Rechnungen schreiben und Angebote erstellen möchtest. Neben diesen Basics lassen sich in der kostenlosen Version aber auch Gutschriften herstellen und sogar Lieferscheine ausfertigen. Kosten entstehen bei open3A dann, wenn du die Möglichkeiten der Cloud nutzen möchtest. In seiner Cloud-Version kostet die Software nämlich monatlich mindestens 17,79 Euro.

Open3A überzeugt seine Nutzer mit einer Reihe praktischer Features. So lassen sich hier nicht nur Teil- und Gesamtrechnungen erstellen. Darüber hinaus besticht das Programm nämlich mit einer übersichtlichen Daten- und Mahnverwaltung. Gegen zusätzliche Gebühren lässt sich auch Onlinebanking in die Software integrieren. Die Open-Source-Möglichkeiten sorgen dafür, dass du wichtige Rechnungsdaten auch an Lexware und Datev exportieren kannst. Aber auch dies ist nur gegen zusätzliche Gebühren möglich. Zusatzkosten entstehen auch bei der Nutzung von Belegvorlagen und einem Download entsprechender Belege. Damit ist open3A durchaus eine praktische Lösung, die den allermeisten Gewerbetreibenden wohl reichen dürfte. Allerdings musst du mit vergleichsweise hohen Kosten rechnen, wenn du abseits der wichtigsten Grundfunktionen mehr möchtest. Hier kann es ratsam sein, wenn du dich gleich für ein umfangreiches Gesamtpaket anderer Anbieter entscheidest.

Sage

Ein weiterer spannender Anbieter für die Erstellung von Rechnungen ist Sage. Dieses Programm erfordert von seinen Interessenten jedoch erst einmal einen genauen Blick auf die Details – Zumindest dann, wenn du nicht unnötig viel Geld für deine Rechnungssoftware ausgeben möchtest. Schließlich bietet Sage dir seine Software ,anders als open3A, nicht nur in zwei unterschiedlichen Paketen an. Hier hast du vielmehr die Wahl zwischen vielen verschiedenen Software-Paketen, die jeweils einen anderen Monatspreis aufrufen. Am günstigsten kommt dabei das Paket „Sage-One-Buchhaltung“ daher. Hier bekommst du zwar nicht mehr als „Grundfunktionen“, diese dürften jedoch für Startups und Kleinunternehmer vollkommen ausreichen. So kannst du Rechnungen erstellen und versenden. Auch eine Buchhaltung deiner Finanzen inkl. Bilanz oder GuV ist problemlos möglich. Die Möglichkeiten, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen sowie den Umsatz zu verfolgen sind ebenfalls äußerst praktisch. Abgerundet wird das Basispaket mit den Funktionen der Umsatzsteuererklärung und Onlinebanking. Für einen Preis ab 14 Euro pro Monat ist dies durchaus fair.

Das nächsthöhere Paket hört auf den Namen Sage 50c. Auch dieses richtet sich an Kleinunternehmer und Startups. Neben den Features des Basispakets profitierst du hier von weiteren Funktionen wie einer Anlageverwaltung. Besonders praktisch sind aber auch Onlinebanking, Warenwirtschaft, Mahnwesen und eCommerce. Mit einem monatlichen Beitrag ab 15 Euro sicherst du dir dieses Paket. Die beiden bisherigen Pakete richteten sich an Kleinunternehmer und Startups. Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist das Paket Sage 100 wohl die richtige Wahl. Hier erhältst du nicht nur eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nebst vollständigem Rechnungswesen. Obendrein gehört ein Management von Einnahmen und Ausgaben sowie eine Budget- und Kostenrechnung dazu. Selbst das Personalmanagement inkl. Löhnen behältst du hier immer im Blick. Für dieses umfangreiche Paket fallen jedoch auch 59 Euro im Monat an. Diese drei Pakete sind nur ein Auszug aus der Angebots-Palette von Sage. Darüber hinaus kannst du mit Sage Live, Sage Office Online und Sage X3 weitere maßgeschneiderte Lösungen finden. Bevor du dir jedoch voreilig ein Paket schnappst, solltest du wissen, was du wirklich benötigst und worauf du getrost verzichten kannst.

Lexware

Einer der bekanntesten Anbieter im Bereich der Rechnungsprogramme ist wohl Lexware. Dabei dient die umfangreiche Software keineswegs nur der Erstellung von Rechnungen. Lexware ist vielmehr eine umfassende Unternehmenslösung, wenn es um die allgemeine Verwaltung des Kundenstammes und der unternehmenseigenen Finanzen geht. Die Zahlen können nicht lügen. So setzen mittlerweile bereits sehr viele Unternehmen auf Lexware. Dies liegt nicht zuletzt an den umfangreichen Möglichkeiten, die die Software bietet. Hier kann man, angefangen beim Kaufvertrag bis hin zur Bilanz, für das gesamte Jahr nahezu alles buchhalterische erledigen. Selbstverständlich lassen sich auch einzelne Rechnungen problemlos erstellen. Doch du kannst sogar deine gesamte Warenwirtschaft mit diesem Programm verwalten. Kleinunternehmer und Startups benötigen dabei häufig nur einen Bruchteil der möglichen Leistungen von Lexware. Aus diesem Grund setzt auch dieser Anbieter auf verschiede Pakete. So kannst du dir auch hier eine maßgeschneiderte Lösung sichern. Lexware hat zwei unterschiedliche Programme im Angebot.

Die Basisversion hört auf den Namen Lexoffice Online. Hier bekommst du Grundfunktionen, die den Anforderungen von Startups, Kleinunternehmern und anderen Gründern in der Regel entsprechen dürften. Diese Variante glänzt mit umfangreicher Auftragsbearbeitung, Rechnungserstellung sowie dem Verwalten von Kunden und auch Lieferanten. Darüber hinaus profitierst du hier von einer übersichtlichen Auflistung der wichtigsten Kennzahlen und auch Onlinebanking. Besonders praktisch finden wir auch den optionalen Datenaustausch mit einem Steuerberater. Für dieses umfangreiche Paket muss man nur ab 6,90 Euro im Monat zahlen. Wer mehr möchte, greift zu Lexware faktura+auftrag. Hier bekommt man zu einem Preis ab 8,90 Euro im Monat einige Leistungen obendrauf. Neben dem einfach strukturierten Rechnungsprogramm lassen sich hier auch ganz bequem Aufträge bearbeiten und ein umfassendes 3-stufiges Mahnwesen nutzen. Während sich diese beiden Möglichkeiten an vergleichsweise kleine Unternehmen richten, hat Lexware darüber hinaus auch weitere Softwarepakete im Angebot. Hierzu gehören auch Leistungen, die den Anforderungen mittelgroßer und großer Unternehmen entsprechen. Neben einer übersichtlichen Lohnbuchhaltung gehören hier auch Features wie Kundenmanagement und ein Kassenbuch zum Programm.

HS-Auftragsmanager

Die Abkürzung „HS“ steht für Hamburger Software. Mit seinem HS-Auftragsmanager hat das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen für die Bearbeitung von Aufträgen, die Personalwirtschaft und die gesamte Finanzbuchhaltung geschaffen. So professionell der Leistungsumfang klingt, so gestaltet sich auch die Zielgruppe des HS-Auftragsmanagers. Schließlich richtet sich das Programm in aller erster Linie an kleine und mittlere Unternehmen. Der Funktionsumfang kann sich durchaus sehen lassen und ist vor allem darauf gemünzt, die Verwaltung deines Business so leicht wie möglich zu gestalten. Die einzelnen Funktionen und Leistungen können sich durchaus sehen lassen. So kannst du selbstverständlich Rechnungen erstellen. Doch damit nicht genug. Darüber hinaus lassen sich bequem Auftragsbestätigungen versenden. Im Bereich der Kundenverwaltung hast du stets alle Auftraggeber im Blick. Den richtigen Preis für dein Produkt bzw. die Dienstleistung kannst du dank des Kalkulationsmodus immer haargenau bestimmen.

Im Bereich der Finanzbuchhaltung kannst du nicht nur deine Finanzen im Allgemeinen verwalten, sondern darüber hinaus dein Kreditlimit überprüfen. Außerdem lassen sich Verkaufsdaten auswerten und die Warenwirtschaft deines Unternehmens verwalten. Wie man sieht, sind die Leistungen des HS-Auftragsmanager weit professioneller als es bei herkömmlichen Rechnungsprogrammen der Fall ist. So fokussieren sich die Experten aus Hamburg beispielsweise sehr stark auf die Verwaltung der Warenwirtschaft. Spätestens hier wird deutlich, dass das Programmfür mittelgroße und große Unternehmen entwickelt wurde. Doch trotz der professionellen Features bleibt die Handhabung sehr einfach. Hierfür sorgt nicht zuletzt die gute Übersicht, die die Software stets bietet. Einen Doktortitel in Buchhaltung benötigst du hier also nicht.

Zervant

Eine weitere kostenlose Lösung stammt von der Zervant GmbH. Die gleichnamige Software Zervant bietet wieder kleineren Unternehmern eine gute Stütze bei allen Dingen rund um das Thema Rechnungen. So richtet sich die Rechnungssoftware vor allem an Gründer, die gut strukturierte und übersichtliche Lösungen suchen. Zervant bietet dank umfangreicher Funktionen die Möglichkeit, das eigene Business unkompliziert zu verwalten. Selbstverständlich lassen sich hier Rechnungen erstellen, doch damit nicht genug. Darüber hinaus kannst du hier Mahnungen ausfertigen und Lieferscheine erstellen.

Auch die Berechnungen von Gutschriften und die Verwaltung von Produkt- sowie Kundendaten ist bei Zervant problemlos möglich. Dieses rundum-sorglos-Paket ermöglicht es dir, alles Wichtige in deinem Unternehmen mit einer Extraportion Übersicht zu organisieren. Dies sorgt nicht nur für Schnelligkeit bei der Erledigung von Aufgaben, sondern punktet auch mit Zuverlässigkeit. Abseits des kostenlosen Services plant Zervant in Zukunft auch kostenpflichtige Premiumversionen. Diese werden dann wohl zusätzliche Features wie Onlinebanking und Cloud-Lösungen etablieren.

Debitoor

Kleinunternehmer, Freelancer und Gründer benötigen meist viele der Features von umfangreichen Rechnungsprogrammen nicht. Wer zu Lösungen mit kleinerem und gezielterem Umfang greift, spart häufig nicht nur Geld. Obendrein kannst du jede Menge Zeit und Nerven sparen. Schließlich punkten Software-Lösungen mit kleinerem Umfang häufig auch mit mehr Übersicht. Bei Debitoor hast du die Wahl zwischen insgesamt vier unterschiedlichen Modellen. Diese kannst du je nach Wunsch buchen. Der Umfang des mittleren Tarifs kann sich aber bereits sehen lassen. Hier zahlst du 12 Euro im Monat und profitierst beispielsweise von umfangreichen und vor allem praktischen Rechnungsvorlagen.

Darüber hinaus kannst du Mahnungen erstellen und sogar Rechnungen in unterschiedlichen Währungen aufsetzen. Auch das Einpflegen von Gutschriften ist bei Debitoor im mittleren Tarif möglich. Des weiteren kannst du in dieser Version bis zu 800 Rechnungen und Ausgaben im Jahr erstellen. Auch bei Steuerangelegenheiten unterstützt dich die Software. So kannst du dich für die Umsatzsteuer voranmelden. Abgerundet wird der mittlere Tarif durch die Möglichkeit, Lieferscheine erstellen zu können.

FastBill

Bei FastBill ist Name wohl Programm. Denn hier kannst du nicht nur unkompliziert, sondern vor allem auch schnell Rechnungen erstellen. Darüber hinaus lassen sich die Unterlagen mithilfe der Software auch direkt verwalten und dazugehörige Belege erstellen. FastBill punktet dabei vor allem mit einer tollen Übersicht und jeder Menge Umfang, der so ziemlich jedem Unternehmen entgegenkommen wird. Du kannst hier nicht nur die Zahlungsart einstellen, sondern zu jedem einzelnen Kunden auch interne Notizen erstellen. Mithilfe von FastBill kannst du Mahnungen erstellen, Belege kategorisieren und selbige archivieren. Darüber hinaus kannst du dich über eine umfangreiche Verwaltung deiner Kundendaten freuen.

Banking inkl. praktischem Zahlungsausgleich gehört auch zur umfangreichen Funktionsvielfalt des Rechnungsprogramms. Das Leistungsverzeichnis und Produktverzeichnis erleichtern es dir obendrein, die Übersicht über dein Angebot zu behalten. Wie viele andere Anbieter setzt auch FastBill auf unterschiedliche Tarife. An der Zahl kannst du dich hier zwischen drei verschiedenen Varianten entscheiden. Der günstigste Tarif hört auf den Namen „Starter“ und schlägt mit 9,99 Euro im Monat zu Buche. Wer mehr möchte, kann sich die Version „Pro“ sichern. Diese kostet 29,99 Euro im Monat, besticht aber bereits mit mehr Features. Den größten Umfang sicherst du dir mit „Premium“. Hier zahlst du zwar stolze 59,99 Euro im Monat, profitierst aber auch von jeder Menge Features. Am besten, du wirfst vor dem Kauf eines Tarifs zunächst einen Blick auf die unterschiedlichen Leistungen. Je nach dem, welche Funktionen im Bereich der Buchhaltung für dich wichtig sind, entscheidest du dich im Anschluss für die eine oder andere Variante.

SevDesk

Ein weiterer beliebter Anbieter im Bereich der Rechnungsprogramme ist SevDesk. Hier kannst du nicht nur Rechnungen und Angebote schreiben. Obendrein kann man seinen Kundenstamm und die Geschäftspartner online verwalten. Eine weitere Funktion ist die sogenannte Lagerverwaltung. Praktischerweise bietet SevDesk außerdem die Möglichkeit, einen DATEV-Export zu nutzen. So kannst du alle relevanten Daten an deinen Steuerberater weiterleiten. Zum Erstellen von Angeboten eignet sich SevDesk optimal. So kannst du hier Schritt für Schritt das übersichtliche und idiotensichere Dashboard nutzen. Neben den praktischen Vorlagen für Angebote kannst du hier auch weitere vorgefertigte Dokument-Strukturen nutzen. Im Anschluss an Angebot und Leistungserbringung folgt die Rechnung. Auch hierfür kannst du die praktischen Vorlagen nutzen.

Doch die Rechnung kannst du nicht nur erstellen. Darüber hinaus lässt sie sich via SevDesk direkt versenden, drucken oder downloaden. Besonders nervig ist der Fall nicht beglichener Rechnungen. Sollte es soweit kommen, kannst du mithilfe von SevDesk gleich Mahnungen erstellen und verschicken. Die Verknüpfung mit deinem Geschäftskonto ist ein weiterer praktischer Punkt. So kannst du den gesamten Zahlungsverkehr stets im Blick behalten. Mithilfe von SevDesk kannst du auch Belege erfassen. Dies ist vor allem für deine Buchhaltung von großer Bedeutung. Abgerundet wird das praktische Paket durch den integrierten Steuerberater-Export. Wie der Name es bereits vermuten lässt, kannst du die entsprechenden Daten direkt weiterleiten. Auch SevDesk gibt es in drei unterschiedlichen Paketen. Am günstigsten ist mit mtl. 7,90 Euro der Tarif „Rechnung“. Der nächsthöhere Tarif heißt „Buchhaltung“ und bietet zu einem monatlichen Preis von 15,90 Euro mehr Leistungen. Für große Unternehmen eignet sich der Tarif „Warenwirtschaft“ für monatlich 43,00 Euro.

WISO Mein Büro

Wer die Finanzen seines Unternehmens optimal regeln möchte, ist bei WISO Mein Büro genau richtig. Der Name WISO wird euch sicherlich bekannt vorkommen. Schließlich kennt man diesen von der gleichnamigen TV-Sendung im ZDF. Während wir dort stetig über spannende News der Finanzwelt aufgeklärt werden, unterstützt uns WISO Mein Büro mit praktischen Features rund um die Themen Finanzen und Buchhaltung. Hier kannst du aber nicht nur Rechnungen erstellen. Obendrein bietet dir das Rechnungsprogramm die Möglichkeit, praktisches Online-Banking zu nutzen. Es ist vor allem die Kombination aus klassischer kaufmännischer Software und Office-Paket, die das Programm von WISO so beliebt macht.

Schließlich musst du hier nicht zwischen unterschiedlichen Anwendungen hin und her wechseln. Stattdessen lässt sich alles bequem in einem Programm erledigen. Wie die anderen Anbieter setzt auch WISO auf maßgeschneiderte Software-Lösungen. So kannst du das Grundpaket mit praktischen Zusatzmodulen erweitern. Das ist vor allem im Bereich der Buchhaltung für anspruchsvolle Unternehmer von Nöten. Schließlich kannst du innerhalb der Basisversion nur eine Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR) durchführen. Die Preise beginnen hier bei 3,00 Euro pro Monat.

Fazit – Ein Rechnungsprogramm erleichtert Unternehmern das Leben

Egal, ob du Kleinunternehmer, Freelancer oder Großunternehmer im Familienbetrieb bist. Die Buchhaltung nebst Rechnungserstellung ist und bleibt eine sehr wichtige Aufgabe, die keineswegs vernachlässigt werden sollte. Zu groß sind die Folgen von Fehlern. Doch so wichtig diese Aufgaben auch sein mögen – wirklich gerne macht sie niemand. Glücklicherweise hat unsere Auflistung gezeigt, dass Unternehmer dank eines passenden Rechnungsprogramms nicht nur sehr viel Zeit, sondern vor allem auch Nerven sparen können. Dabei dienen die digitalen Lösungen längst nicht mehr nur der reinen Erstellung von Rechnungen. Mittlerweile kannst du selbst dein Mahnwesen sowie steuerrechtliche Angelegenheiten mittels passender Softwarelösung managen. Hierbei punktet fast jeder Anbieter mit maßgeschneiderten Lösungen. So musst du nicht zwangsläufig jeden Monat viel Geld bezahlen. Du entscheidest dich einfach für den Tarif, der mit Leistungen aufwartet, die für dich wichtig sind. So geht Business heute!