Word-Vorlage: So kündigst Du Deinen Arbeitsvertrag richtig

Kündigung des Arbeitsvertrags – Wie geht das?

Die Kündigung eines Arbeitsvertrags ist keinesfalls alltäglich. Dementsprechend hoch sind auch die Anforderungen, die an eine entsprechende Kündigung des Vertrags gestellt werden. Allen voran müssen die geltenden Formvorschriften beachtet werden. Wie bei allen Kündigungen muss man sich auch hier an die rechtlichen Spielregeln halten. Viele künstlerische Freiheiten offenbaren sich Dir hierbei also keineswegs. Im folgenden Tutorial möchten wir Dir einmal zeigen, wie man einen Arbeitsvertrag richtig kündigt. Praktischerweise geben wir Dir auch gleich die passende Vorlage. 

Kündigen will gelernt sein

Kündigung ist nicht gleich Kündigung. Es werden vielmehr unterschiedliche Anforderungen an Kündigungen gestellt. Es kommt stets darauf an, was man kündigen möchte. Dementsprechend will auch das formgemäße Kündigen eines Arbeitsvertrags gelernt sein. Doch es kommt nicht nur auf die Form, sondern auch auf das Formulieren der Kündigung an. Ansonsten kann es zu negativen Folgen kommen. Schließlich genügen bereits kleinste Formfehler, um die Kündigung ungültig zu machen. Alternativ können falsche Formulierungen auch dazu führen, dass eine Kündigung des Arbeitsvertrags schlicht zu einer Absichtserklärung herabgestuft wird. Doch ein Arbeitsvertrag kann selbstverständlich nicht nur von Arbeitnehmerseite gekündigt werden. Auch der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern die Kündigung erteilen. Nachfolgend zeigen wir zunächst, wie ein Kündigungsschreiben des Arbeitnehmers aussehen sollte. Anschließend konzentrieren wir uns auf die Arbeitgeberseite.

Die Kündigung durch den Arbeitnehmer

Es gibt einige wichtige Punkte, auf die Arbeitnehmer bei einer Kündigung achten müssen. Am allerwichtigsten sind dabei die geltenden Formvorschriften. Eine Kündigung des Arbeitsvertrags muss in Schriftform erfolgen. Darüber hinaus erfordert sie eine Unterschrift mit dem vollständigen Namen. Auch, wenn man heutzutage viele Verträge bequem per E-Mail kündigen kann, ist dies beim Arbeitsvertrag nicht der Fall. Selbiges gilt im Übrigen auch für eine Kündigung per Fax.

Natürlich ist es am besten, wenn du die Kündigung Deinem Arbeitgeber persönlich überreichst. Damit beweist Du nicht nur ein hohes Maß an Fairness und Menschlichkeit. Darüber hinaus kannst Du Dir sicher sein, dass die Kündigung auch tatsächlich bei Deinem Arbeitgeber eingegangen ist. Neben der Form sind auch die Fristen besonders wichtig. Auch hier gibt es Unterschiede zwischen den verschiedenen Verträgen. Ein Blick ins Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) kann hier weiterhelfen. 

Darauf musst Du achten

Es gibt einige Eckpunkte, die Du bei Deiner Kündigung beachten musst. Im Folgenden haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Inhalten einer Kündigung niedergeschrieben. Diese kannst Du beim Verfassen der Kündigung ganz einfach abarbeiten. 

Der Briefkopf

Im Briefkopf musst Du Deine Anschrift und Deinen vollständigen Namen angeben. Darüber hinaus muss aus dem Briefkopf der Name und die Anschrift Deines Arbeitgebers hervorgehen. Außerdem solltest Du hier unbedingt das aktuelle Datum niederschreiben. Dies hat im Bereich der Kündigungsfrist eine große Bedeutung. 

Die Betreffzeile

Aus der Betreffzeile soll hervorgehen, worum es in dem Schreiben überhaupt geht. Bei einer Kündigung des Arbeitsvertrags sollte in der Betreffzeile unbedingt das Wort Kündigung stehen. Darüber hinaus ist es durchaus ratsam, persönliche Mitarbeiterdaten festzuschreiben. So kann man beispielsweise seine Personalnummer angeben. Auch das Datum des Tages, an dem das Arbeitsverhältnis enden soll, schreibst Du im besten Fall in die Betreffzeile.  

Empfänger

Ein Brief benötigt auch stets die Adresse eines Empfängers. Bei einer Kündigungserklärung des Arbeitsvertrags sind unterschiedliche Adressen denkbar. Die Kündigung adressierst Du entweder an Deinen Geschäftsführer, Deinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung Deines Unternehmens. 

Kündigungserklärung

Eine Kündigung ist nur dann wirksam, wenn sie eine entsprechende Kündigungserklärung enthält. Diese macht den Hauptteil in Deinem Schreiben aus. Ein paar knappe Worte reichen hier bereits aus. Wichtig ist nur, dass Du ganz klar deutlich machst, dass Du dein Arbeitsverhältnis kündigen möchtest. Manchmal genügt eine einfache Kündigungserklärung nicht aus. Hier ist es von Nöten, dass der Arbeitnehmer einen Kündigungsgrund angibt. Ob dies der Fall ist, entnimmst Du Deinem Arbeitsvertrag.

Kündigungsfrist

Damit eine Kündigung wirksam ergehen kann, muss sie auch fristgerecht erfolgen. Im Schreiben selbst musst Du Deinem Arbeitgeber zum Ausdruck bringen, zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis gekündigt werden soll. 

Unterschrift nicht vergessen

Wie wir bereits bei der Form verdeutlicht haben, ist eine Unterschrift am Ende des Kündigungsschreibens elementar für dessen Wirksamkeit. Wichtig ist, dass Du nicht nur mit Deinem vollen Namen unterschreibst, sondern dies auch handschriftlich geschieht.

• Word-Vorlage Musterkündigung Arbeitsvertrag (ab Word 2003)
• Word-Vorlage Musterkündigung Arbeitsvertrag (vor Word 2003)
• Word-Vorlage Musterkündigung Arbeitsvertrag (für Open Office)

Lass Dir unbedingt die Kündigung bestätigen

Unabhängig von der Art des Vertrages ist es immer ratsam, sich die Kündigung bestätigen zu lassen. So werden eventuelle spätere Beweisfragen rund um die Frist unkompliziert beantwortet. Wenn Du das Schreiben nicht persönlich bei deinem Arbeitgeber abgeben möchtest, so versende es zumindest per Einschreiben. Dann erhältst Du eine Bestätigung für den Eingang des Kündigungsschreibens. Sobald eine Kündigung beim Arbeitgeber eingeht, wird dieser ein Kündigungsdatum auf selbiger vermerken.    

Wer ist Adressat der Kündigung?

Hat man den Entschluss zur Kündigung erst einmal gefasst, stellen sich manchmal scheinbar banale Fragen. So verhält es sich beispielsweise auch mit dem Adressaten des Kündigungsschreibens. Manchmal weiß man schlichtweg nicht, an wen man den Brief senden soll. Dies kommt nicht von ungefähr. Vor allem in großen Unternehmen gibt es neben dem Arbeitgeber an sich eine Geschäftsführung, Vorgesetzte und eine Personalabteilung. Der Faustregel nach sollte stets der Arbeitgeber die Kündigung erhalten. Allerdings sind unterschiedliche Personen innerhalb des Unternehmens empfangsberechtigt. Grundsätzlich gilt, dass Du Dich stets an die Personalabteilung wenden kannst. Geht die Kündigung diesen zu, gilt die Kündigung als zugestellt. 

Der Chef muss nicht persönlich vor Ort sein

Wenn der Arbeitgeber einmal verreist oder aus anderweitigen Gründen außer Haus ist, stellt sich die Frage wo die Kündigung eingereicht werden muss. In der Regel liegt hierin kein großes Problem. Meist stellt der Arbeitgeber für die Zeit seiner Abwesenheit eine Vertretung ein. Diese ist dann empfangsberechtigt. Sollte dies nicht der Fall sein, gibt es trotzdem eine Lösung. Grundsätzlich solltest Du die Kündigung zum Firmensitz Deines Arbeitgebers schicken. Nach Absprache mit dem Arbeitgeber kannst Du die Kündigung natürlich auch direkt zu dessen gegenwärtigen Aufenthaltsort senden. 

Wie kündige ich einen befristeten Arbeitsvertrag?

Immer mehr Arbeitsverträge werden befristet geschlossen. Hier muss man spezielle Kündigungsvorschriften beachten. Das wichtigste ist zunächst, dass eine vorzeitige außerordentliche Kündigung bei einem befristeten Vertrag nicht möglich ist. Doch von diesem Grundsatz gibt es auch Ausnahmen. So ist eine derartige Kündigung dann möglich, wenn selbiges im Arbeitsvertrag festgehalten wurde. Wer einen befristeten Arbeitsvertrag hat, muss davon ausgehen, dass das Arbeitsverhältnis mit Ablauf der Frist endet. Nur, wenn der Arbeitgeber den Vertrag aktiv verlängert, kann das Arbeitsverhältnis länger andauern. Diese Verlängerung darf maximal drei Mal stattfinden.   

• Word-Vorlage Musterkündigung Arbeitsvertrag (ab Word 2003)
• Word-Vorlage Musterkündigung Arbeitsvertrag (vor Word 2003)
• Word-Vorlage Musterkündigung Arbeitsvertrag (für Open Office)

Die Kündigung durch den Arbeitgeber

Wenn der Arbeitgeber die Kündigung erklärt, muss er ebenfalls Formalien einhalten. Allen voran spielt erneut die Kündigungsfrist eine elementare Rolle. Eine fristlose Kündigung ist hingegen die absolute Ausnahme. So darf Dein Arbeitgeber Dir beispielsweise nur dann fristlos kündigen, wenn Du ihn bestiehlst oder körperlich verletzt. Auch Dein Arbeitgeber muss sich an die Formvorschriften halten. So muss die Kündigung schriftlich und mit einer handschriftlichen Unterschrift erfolgen. Außerdem kann nicht nur Dein Arbeitgeber allein über eine Kündigung entscheiden. Sollte ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden sein, muss dieser die Kündigung zunächst bestätigen. Ein Betriebsrat kann sich bereits bei fünf ständigen Mitarbeitern im Unternehmen gründen. Wenn die Bestätigung durch den Betriebsrat jedoch ausbleibt, ist die Kündigung unwirksam.

Eine Kündigung ist auch im Krankheitsfall möglich

Auch, wenn es unfair erscheinen mag. Dein Arbeitgeber kann Dir auch dann form- und fristgerecht kündigen, wenn Du krank bist. Für die Kündigung benötigt dein Arbeitgeber einen Kündigungsgrund. Dies gilt sowohl für die ordentliche, als auch für die außerordentliche Kündigung. Auch, wenn eine lange Krankheit als Grund naheliegend ist, kann diese eine Kündigung nicht immer rechtfertigen. Hier müssen schwerwiegende Negativfaktoren wie lange Fehlzeiten hinzukommen. Grundsätzlich kann Dein Arbeitgeber Dir nur dann aufgrund Deiner Krankheit kündigen, wenn gewisse Voraussetzungen vorliegen.

Zunächst muss klar sein, dass Du auf absehbare Zeit nicht gesund wirst. Auch der Fakt, dass Du zukünftig nur auf „Sparflamme“ arbeiten können wirst, genügt hierfür bereits. Darüber hinaus muss Deine Krankheit wirtschaftliche Negativfolgen für das Unternehmen mit sich bringen. Hier findet eine Interessenabwägung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber statt. In der Kündigung durch den Arbeitgeber muss das mildeste Mittel liegen. Es ist Ziel der geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften, den Arbeitnehmer so gut es geht zu entlasten. Vor allem im Falle einer Krankheit kann die Ausübung der Arbeit gesundheitsschädlich für den Arbeitnehmer sein. Hier wäre eine weitere Tätigkeit für beide Seiten unverantwortlich.

Das Kündigungsschutzgesetz

Im deutschen Arbeitsrecht genießen Arbeitnehmer umfangreiche Schutzrechte. Allen voran wird dem Kündigungsschutzgesetz großes Gewicht beigemessen. Dennoch sollten sich nicht alle Arbeitnehmer blind auf den Schutz verlassen. Das Kündigungsschutzgesetz greift beispielsweise dann, wenn Du aufgrund einer Diskriminierung gekündigt wird. Hierin muss ein Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) liegen. Selbiges gilt auch dann, wenn Du krank bist. Hier darf die Kündigung nur die ultima ratio des Arbeitgebers sein. Er muss vielmehr darauf abzielen, Deine Krankheit zu überwinden. Schließlich ist es auch in seinem Interesse, Deine Arbeitsfähigkeit zurückzuerlangen.

Es muss nicht immer die klassische Kündigung sein

Eine Änderung des Arbeitsvertrags muss nicht immer gleich eine Kündigung bedeuten. Sollte sich etwas Grundlegendes an Deinem Arbeitsverhältnis ändern, wird in der Regel ein Änderungsvertrag aufgesetzt. Zu den wichtigsten Details eines Arbeitsvertrags gehört neben dem Gehalt auch die Arbeitszeit sowie der Arbeitsort. Einen derartigen Änderungsvertrag kann man auch bei befristeten Verträgen aufsetzen. Dies wird häufig dann gemacht, wenn der Arbeitsvertrag zu veränderten Konditionen verlängert werden soll. Nachdem ein solches Schreiben aufgesetzt wurde, hat der Arbeitnehmer drei Wochen Zeit, sich für oder gegen die Änderung zu entscheiden. Wenn sich der Arbeitnehmer für die Änderung entscheidet, wird eine sogenannte Änderungskündigung des bisherigen Vertrags durchgeführt. Die Inhalte des bisherigen Arbeitsvertrags bleiben aufrecht. Lediglich die neuen Bedingungen werden angepasst. Auch bei einer Änderungskündigung muss der Arbeitgeber einen Betriebsrat, wenn vorhanden, einbeziehen.

In vielen Fällen ist ein Änderungsvertrag eine Alternative zur Kündigung. Allerdings musst Du diese nicht annehmen. Dies kann jedoch schwere Folgen haben. So folgt einem abgelehnten Änderungsvertrag in der Regel eine Beendigungskündigung. Doch auch gegen diese kannst Du Dich wehren. Mithilfe einer sogenannten Kündigungsschutzklage kannst Du dieser wirksam widersprechen. Um Kündigungsschutzklage einreichen zu können, musst Du die geltenden Fristen beachten. Insgesamt hat man als Arbeitnehmer drei Wochen Zeit, um sich gegen eine Klage zu wehren. Hat der Arbeitnehmer einmal Kündigungsschutzklage eingereicht, liegt es beim zuständigen Arbeitsgericht, über die Wirksamkeit der Kündigung zu urteilen.

Spezielle Regelungen bei Kleinbetrieben

Da Arbeitgeber eines kleinen Betriebes schützenswerter sind als Großunternehmer, gelten bei ihnen auch spezielle Regelungen. Als Kleinbetriebe gelten Unternehmen, die maximal zehn Mitarbeiter haben. Bei ihnen gilt das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) nicht. Doch auch, wenn das KSchG hier nicht gilt, kann der Arbeitgeber nicht willkürlich kündigen. Grenzen wie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) beschränken sein Kündigungsrecht nach wie vor. Das bedeutet, dass er keinen seinen Mitarbeiter aufgrund diskriminierender Gründe (bspw. Hautfarbe, Religion, Herkunft) kündigen darf. Allerdings gilt für Arbeitnehmer in Elternzeit kein weitreichender Schutz. In Kleinbetrieben kann ihnen jederzeit gekündigt werden. Wie lange ein Mitarbeiter bereits im Betrieb arbeitet oder wieviele Kinder er hat, ist ebenfalls irrelevant. Eine soziale Abwägung muss der Arbeitgeber hier nicht vornehmen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber in Kleinbetrieben keinen Kündigungsgrund angeben. An sonstige Form- und Fristvorschriften müssen sich jedoch auch Arbeitgeber von Kleinbetrieben halten.    

Was passiert nach der Kündigung?

Sobald die Kündigung ausgesprochen wurde, ändert sich bis zum Ablauf der Frist erst einmal nichts. Allerdings spricht der Arbeitgeber nach erfolgter Kündigung in der Regel eine Freistellung aus. Trotz Freistellung erhältst Du als Arbeitnehmer dann bis zum Ablauf des Arbeitsverhältnisses Dein geregeltes Gehalt. Doch auch bei der Freistellung muss man einige wichtige Punkte beachten. Eine Freistellung dauert bis maximal drei Monate an. Die Dauer der Freistellung entspricht in der Regel dem übrigen Anspruch auf Urlaub. 

Was passiert mit meinem Urlaubsanspruch?

Nicht selten sind nach erfolgter Kündigung nach wie vor einige Urlaubstage offen. Selbstverständlich darf Dein Arbeitgeber diese nicht einfach verfallen lassen. Im Sinne der sogenannten Urlaubsabgeltung besteht für ihn vielmehr die Pflicht eine Auszahlung zu leisten, die den offenen Urlaubstagen entspricht. Wie hoch die schlussendliche Auszahlung ausfällt hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Allen voran spielt selbstverständlich Dein Gehalt eine maßgebliche Rolle. Je nachdem wieviel der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn verdient hat, wird ein Anspruch errechnet.