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Software für Dienstleister – Defizite in der Projektsteuerung

Etwa die Hälfte aller projektorientierten Dienstleister haben Defizite im Projektcontrolling. Der Grund: verschiedene Insellösungen sorgen für hohen manuellen Aufwand. Eine wesentliche Herausforderung besteht darüber hinaus in der Transparenz über Unternehmen und Projekte. Eine Lösung kann in der Einführung einer ERP Software bestehen.

Etwa die Hälfte der projektorientierten Dienstleistungsunternehmen haben unterschiedliche Software-Lösungen und selbstgestrickte Excel-Sheets im Einsatz. Zu diesem Ergebnis kommt die Lünendonk Trendstudie Erfolgreiche Steuerung von projektorientierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen. Im Rahmen der Trendstudie wurden 51 Unternehmen befragt, von denen 74 Prozent mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigten.

Die Hälfte der Befragten nutzt kein ERP System

Nach den Ergebnissen der Lünendonk Trendstudie haben nur etwa 50 Prozent der befragten Unternehmen eine ERP Lösung im Einsatz. Die andere Hälfte verzichtet weitestgehend auf eine durchgängige Software und nutzt Insellösungen (25 Prozent) oder Office Anwendungen wie Microsoft Excel (17%) für die Unternehmenssteuerung.
Etwa 65 Prozent der befragten Unternehmen, die Insellösungen einsetzen, nutzen bis zu 5 Systeme und Tools gleichzeitig, weitere 29 Prozent haben 5 bis 9 Werkzeuge  zur selben Zeit im Einsatz und 6 Prozent nutzen sogar mehr als 10 Lösungen parallel. Hinter dem Einsatz unterschiedlicher Software verbergen sich oft außerdem eigenentwickelte Excel-Lösungen mit einer Vielzahl von Tabellen.
Die Lünendonk Trendstudie belegt zugleich die Schwierigkeiten, die durch  die Verwendung unterschiedlicher Insellösungen entstehen. So nannte fast die Hälfte der Unternehmen auf die Frage nach den wesentlichen Herausforderungen für die nächsten zwei Jahre das Thema Reporting und den Wunsch nach aktuelleren Auswertungen. Verlässliche Kennzahlen lassen sich bei einer Vielzahl von verwendeten Systemen oft nur durch hohen manuellen Aufwand ermitteln, da die Daten mühsam aus mehreren Systemen zusammengetragen werden müssen.
Ein Echtzeit Reporting ist aufgrund der heterogenen Systemlandschaft bei vielen der Befragten noch undenkbar – aktuellere Auswertungen stellen bereits eine wesentliche Verbesserung dar.
Als weitere Herausforderungen wurden durch die Trendstudie Kostendruck durch den internationalen Wettbewerb, zunehmende Komplexität,  Recruitment neuer Mitarbeiter und Prozessanpassungen genannt.

Ohne ERP Lösung keine Transparenz

Neben den genannten Herausforderungen geht die Lünendonk Trendstudie auf zwei weitere große Schwierigkeiten für projektorientierte Dienstleister und Berater ein: einerseits werden mit steigender Mitarbeiterzahl die Projekte und Aufgabenstellungen immer komplexer. Andererseits sind immer mehr Projekte gleichzeitig zu bewältigen. Die Studie kommt deswegen zu dem Schluss: ein funktionierendes Projektcontrolling ist wesentlich, um die Projekte, ihre Budgets und Fertigstellungsgrade, aber auch die Mitarbeiterentwicklung im Blick zu haben.
Um ein leistungsstarkes Projektcontrolling sowie ein projektbezogenes Berichtswesen aufzubauen, sind insbesondere folgende Projektcontrolling Kennzahlen wichtig:

  • Transparenz über Honorarsätze und Profitabilität der einzelnen Bereiche und Projekte
  • Deckungsbeiträge für Projekte, Abteilungen und das gesamte Unternehmen
  • Informationen über Personalbedarf, Projekte und Vertriebstrichter
  • Überblick über Mitarbeiterqualifikationen
  • Überblick über geleistete Arbeitsschritte, Rechnungsstellung und Forderungs- sowie Nachtragsmanagement

Projektmanagement Software als wesentlicher Wettbewerbsvorteil

Die Lünendonk Trendstudie kommt vor diesen Hintergründen zu folgendem Ergebnis: Um eine Vielzahl von Projekten gleichzeitig steuern zu können, ist eine professionelle Projektcontrolling Lösung ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor für  projektorientierte Dienstleister. In einer solchen Software ist auf einen Blick – beispielsweise durch die Verwendung von Ampelfarben – erkennbar, welche Projekte vom Soll abweichen. Nur so ist es möglich, intern gegenzusteuern oder gegebenenfalls den Kunden frühzeitig bei Abweichungen zu informieren und gegebenenfalls noch einen Nachtrag herauszuhandeln. Wichtig sind auch Funktionen für Planung und Überwachung der einzelnen Projektschritte und die Abbildung von Projektplänen sowie eine Ressourcenplanung, mit der sich qualifizierte Mitarbeiter mit freien Kapazitäten identifizieren lassen.

In einer ERP Lösung für Projektdienstleister, wie sie von etwa der Hälfte der Befragten genutzt wird, finden sich zusätzlich Funktionen wie CRM für eine effektive Kunden- und Kommunikationsverwaltung, kaufmännische Prozesse wie ein Angebots-, Auftrags- und Rechnungsmanagement sowie eine Finanzbuchhaltung. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, die wesentlichen Geschäftsprozesse zeitsparend und effizient abzuwickeln.

Viola Zweschke

Viola Zweschke ist Marketingbeauftragte beim Nürnberger Softwarehaus Vepos. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung einer ERP Lösung für die Bereiche Handel, Service und Projektmanagement spezialisiert.

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