Google Mail: Eine Abwesenheitsnotiz einrichten

Auch im Urlaub oder während anderweitiger Abwesenheitszeiten treffen in aller Regel einige Mails im eigenen Postfach ein. Nicht selten warten die Absender ungeduldig auf eine Antwort – und reagieren nervös bis wütend, wenn sie diese nicht innerhalb kurzer Zeit erhalten. Aus diesem Grund scheint es sinnvoll zu sein, sie automatisch über die eigene Abwesenheit zu informieren. Google bietet beim hauseigenen Maildienst eine solche automatische Benachrichtigungsfunktion an. Im Folgenden soll kurz erklärt werden, wie die Abwesenheitsnotiz aktiviert wird.

1. Schritt: Login

Zunächst erfolgt selbstverständlich der Login. Schließlich können nur Änderungen am eigenen Konto vorgenommen werden, wenn der Nutzer angemeldet ist.

2. Schritt: Einstellungsmenü öffnen

Anschließend muss über das Zahnradsymbol, das am rechten oberen Rand des Bildschirms erscheint, das Einstellungsmenü geöffnet werden, da dort alle weiteren Einstellungen vorzunehmen sind.

Danach ist ein Klick auf den Reiter „Einstellungen“ nötig, um zum gewünschten Menü zu gelangen.

3. Schritt: Reiter „Allgemein“ auswählen

Dort ist der Reiter „Allgemein“ auszuwählen, unter dem alle weiteren für das Einstellen einer Abwesenheitsnotiz relevanten Änderungen vorgenommen werden können. Im Regellfall ist dieser Reiter bereits automatisch ausgewählt. Sollte dies bei dir nicht der Fall sein, musst du ihn manuell auswählen – er befindet sich links oben.

4. Schritt: Die Abwesenheitsnotiz einstellen

Anschließend muss bis beinahe ganz unten gescrollt werden – der vorletzte Punkt befasst sich mit Abwesenheitsnotizen. Nach einem Klick auf diesen Punkt kann die Abwesenheitsnotiz aktiviert werden.

Das Mailprogramm fordert den Nutzer während der Aktivierung auf, den Zeitraum der Abwesenheit einzutragen. Nur während dieses Zeitraums wird die automatische Benachrichtigung an alle Absender eingehender Mails verschickt. Ist der Zeitraum eingetragen, wird der Inhalt der Abwesenheitsnotiz eingestellt. Neben der Angabe eines Betreffs – beispielsweise „Nicht erreichbar“ oder „Im Urlaub“ – kann eine kurze Nachricht eingegeben werden, die mit der Abwesenheitsnotiz verschickt wird. Hier bietet es sich an, einen Ansprechpartner für Notfälle mitsamt Kontaktdaten dieses Ansprechpartners zu nennen.

Der nachfolgende Screenshot zeigt das Nachrichtenfeld, in das die an alle Absender von Mails zu übermittelnde Nachricht – beispielsweise mit den Kontaktdaten des Ansprechpartners – eingetragen werden kann, sowie den Bereich, in dem der Zeitraum der Abwesenheit ausgewählt wird.

5. Schritt: Änderungen speichern

Abschließend werden alle Eingaben durch einen Klick auf „Änderungen speichern“ gespeichert. Ab dem Beginn der Abwesenheit wird die Abwesenheitsnotiz automatisch aktiv und an alle Absender eingehender Mails verschickt. Der beschriebene Prozess der Einrichtung ist in aller Regel innerhalb weniger Minuten abgeschlossen.

Optional: Abwesenheitsnotiz an alle oder nur an gespeicherte Kontakte

Es besteht die Möglichkeit, die Abwesenheitsnotiz nur an diejenigen Absender von Mails zu verschicken, die unter den eigenen Mailkontakten gespeichert sind. Hierzu wird ein Häkchen im entsprechenden Dialogfeld gesetzt, das sich direkt über dem Button mit der Aufschrift „Änderungen speichern“ befindet. Hier sollte im Einzelfall überlegt werden, ob diese Einstellung sinnvoll ist.