Ab Ende 2024 will Berlin auf eine digitale Aktenführung umsteigen. Dadurch soll sich die Wartezeit bei Behörden für Bürgerinnen und Bürger deutlich verkürzen. Außerdem sollen benötigte Daten schneller abrufbar sein. Das teilte die deutsche Landeshauptstadt in einer Pressemitteilung mit.
Berlin stellt auf digitale Aktenführung um
Im Berliner Bezirksamt Mitte kommt die digitale Aktenführung bereits seit Mitte Mai 2022 zum Einsatz. Offenbar lief der erste Monat seit der Einführung gut an, denn wie Innensenatorin Iris Spranger und die Stadt Berlin mitteilen, wird die digitale Akte bis Ende 2024 für die Beschäftigten des Landes Berlin eingeführt und dann zum Arbeitsalltag gehören.
Dass die Umstellung Zeit benötigt, dürfte hinsichtlich der schieren Größe der Berliner Behörden klar sein. Rund 70.000 PC-Arbeitsplätze in etwa 80 Behörden stellen dann flächendeckend auf digitale Akten um. Laut Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport der Beginn eines „grundlegenden Wandels hin zur Verwaltung der Zukunft“.
Berlins Innensenatorin Iris Spranger (SPD) weiter: „Die elektronische Aktenführung wird vieles vereinfachen und beschleunigen, so dass die Verwaltung des Landes Berlin mehr Zeit für ihre wichtigste Aufgabe hat: Den Servicedienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt.“
Dabei appelliert Spranger auch an Führungskräfte und Mitarbeitende, denn dass digitale Arbeiten verlange auch nach neuen Denk- und Verhaltensmustern. Aus diesem Grund begleite man die Behörden bei der Einführung bereits frühzeitig, um dem Umstieg zu erleichtern.
Bezirksamt Mitte seit 16. Mai mit digitaler Akte
Die Digitale Akte wird bei den rund 3.000 Mitarbeitenden des Bezirksamts Mitte seit dem 16. Mai 2022 schrittweise eingeführt. Den Start macht der Steuerungsdienst. Damit lassen sich künftig Dokumente und Informationen mit nur wenigen Klicks und binnen weniger Sekunden digital anlegen.
Auch das Auffinden der Akten und wichtiger Prozesse profitiert von der digitalen Aktenführung: Dokumente können ortsunabhängig angerufen, sowie mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Was auch die Effizienz der Arbeit steigert. Das IT-Dienstleitungszentrum (ITDZ) Berlin betreibt den „IKT-Basisdienst Digitale Akte“ im Berliner Landesnetz. Generalauftragnehmer für die Einführung ist die Firma Materna Information & Communications SE.
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Laut eines Berichtes der Berliner Morgenpost kostet die Einführung der digitalen Aktenführung insgesamt 135 Millionen Euro. 15 Behörden sollen noch in diesem Jahr digitalisiert werden. Darunter Innenverwaltung, die Polizei, die Justiz und viele mehr. Weiterhin soll durch die Digitalisierung und den ortsunabhängigen Zugriff auf Akten auch der Home-Office-Ansatz in Berliner Behörden gestärkt werden, so Senatorin Spranger.
