Word-Vorlage: So schreibst Du einen Geschäftsbrief

Es ist nicht einfach, eine allgemein gültige Vorlage für einen Geschäftsbrief zu erstellen. Schließlich umfasst der Begriff des Geschäftsbriefs unterschiedliche Schreiben. Einfach gesagt spricht man dann von einem Geschäftsbrief, wenn eine Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und einer anderen Person stattfindet. Selbstverständlich ist dieses Schreiben dann auf geschäftlicher Ebene angesiedelt. Das heißt, dass es sich hierbei um ein Schreiben an einen Partner, Kunden oder Dienstleister handelt. Für diese Art der Korrespondenz gibt es zum einen den klassischen Post-, aber auch den modernen E-Mail-Weg. Im Folgenden möchten wir Euch beim nächsten Geschäftsbrief ein wenig unter die Arme greifen. Mithilfe unserer praktischen Vorlage ist Euer nächstes geschäftliches Schreiben gesichert. 

Was ist ein Geschäftsbrief?

Wie bereits eingangs erwähnt wurde, handelt es sich bei einem Geschäftsbrief um eine Korrespondenz zwischen Unternehmen und Geschäftspartner. Im Umkehrschluss betrifft ein Geschäftsbrief immer eine Kommunikation mit externen Personen. Eine firmeninterne Korrespondenz kann hingegen kein Geschäftsbrief sein. Das gilt auch dann, wenn die anderen Voraussetzungen eines Geschäftsbriefs vorliegen. Geschäftsbriefe sind verpflichtende Schreiben eines jeden Unternehmens. Sie dienen in aller erster Linie der Beweispflicht. Dementsprechend gilt für Geschäftsbriefe auch eine umfassende Aufbewahrungspflicht. Derartige Schreiben muss ein Unternehmen mindestens sechs Jahre lang archivieren. Spätestens dann, wenn es einmal zu einer Unternehmensprüfung kommen sollte, müssen Sie Ihre Geschäftsbriefe vorlegen können.

Die Inhalte

Zu den wichtigsten Fragen rundum das Thema der Geschäftsbriefe zählt natürlich der Inhalt. Was genau muss auf der Vorlage vorhanden sein? Hierbei hilft ein Blick in das Handelsgesetzbuch (HGB). Dort sind abschließend die verpflichtenden Angaben aufgelistet. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit einer Abmahnung rechnen. Doch nicht jedes Unternehmen muss die gleichen Angaben machen. Was auf dem Geschäftsbrief dargelegt werden muss, hängt vielmehr von der Natur des Unternehmens ab. Während das HGB zu vielen Unternehmensarten Aussagen trifft, bleiben auch manche außen vor. 

So kann man dem Gesetz keine Vorgaben für Einzelunternehmer und Gesellschaften des Bürgerlichen Rechts entnehmen. Auch, wenn im HGB keine Angaben dazu gemacht werden, kann die Branche eines derartigen Unternehmens für entsprechende Angaben maßgeblich sein. Unabhängig der Unternehmensnatur gibt es Standardinhalte eines Geschäftsbriefs. Hierzu gehören in aller erster Linie Angaben zum Unternehmen. So muss der komplette Name der Firma und die dazugehörige Anschrift der Firma genannt werden. Idealerweise steht im Geschäftsbrief auch der Name des Geschäftsinhabers.

DIN 5008 – der perfekte Standard

Vieles im Geschäftsleben wird durch allgemein gültige Vorgaben vereinfacht. So verhält es sich auch bei Geschäftsbriefen. DIN 5008 ist beispielsweise die perfekte Vorlage für einen Geschäftsbrief. Allerdings heißt dies nicht, dass jeder Geschäftsbrief nach dieser DIN-Norm ausgestaltet sein muss. Es hat sich jedoch gezeigt, dass diese Norm benutzerfreundlich und übersichtlich daherkommt. Bei DIN 5008 setzt man auf ein klassisches A4-Hochformat. Gemäß DIN 5008 hat der Geschäftsbrief einen obigen Rand von 4,5 cm. Dieser Bereich gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, ein entsprechendes Logo zu platzieren. An der linken Seite besteht ein Rand von 2,5 cm. Auf der rechten Seite beträgt der minimale Rand 1 cm. Bei der Schriftart setzt man in aller Regel auf Klassiker wie Arial oder Times New Roman. Die Schriftgröße beträgt 12. Bei längeren Geschäftsbriefen sollte man sich hingegen für Schriftgröße 11 entscheiden. 

Der Briefkopf ist wichtig

Ein Geschäftsbrief besteht nicht nur aus einem Bereich. Ganz im Gegenteil. Mit einem entsprechenden Schreiben deckt man häufig viele unterschiedliche Bereiche ab. Im besten Falle entscheidest Du Dich, nach einem vergebenen Muster zu arbeiten. So sorgst Du nicht nur für ein professionelles und übersichtliches Auftreten. Darüber hinaus sparst Du bei der Ausarbeitung Deiner Geschäftsbriefe auch eine Menge Zeit. Der Fokus eines Geschäftsbriefs liegt natürlich immer auf dem Briefkopf. Hieraus muss der Empfänger im besten Falle bereits die wichtigsten Informationen entnehmen können. 

Firmenlogo

Das Logo Deines Unternehmens sorgt dafür, dass der Empfänger sofort weiß, von wem das Schreiben stammt. Ein Firmenlogo sollte im besten Falle linksbündig im Briefkopf eingefügt werden. Neben dem Logo solltest Du auch Deine Rücksendeangaben einfügen. Wir empfehlen Dir, die Rücksendeangaben in einer Zeile zu schreiben. 

Empfängeranschrift

Unter dem Firmenlogo steht in der Regel die Anschrift des Empfängers. Neben der Anschrift kann man auch Zusatzinformationen einfügen. So kann man unter anderem einen betreffenden Projektnamen einfügen oder darauf hinweisen, dass es sich um ein vertrauliches Schreiben handelt. Sollte es sich um ein vertrauliches Schreiben handeln, steht der Personenname bei der Anschrift über dem Firmennamen. Das bringt zum Ausdruck, dass das Schreiben persönlich geöffnet werden soll.   

Anschriftfeld

In der Regel greifen Unternehmen bei Geschäftsbriefen auf Briefumschläge mit Sichtfenster zurück. Doch ohne entsprechende Vorgabe ist es schwer, das Sichtfenster zu treffen. Die Adresse wird nur dann sichtbar, wenn das Feld mit der Anschrift 4 cm hoch und 8,5 cm breit ist.

Der Inhalt sollte korrekt sein

Geschäftsbrief ist nicht gleich Geschäftsbrief. Wie wir bereits zu Beginn erwähnt haben, gibt es viele unterschiedliche Geschäftsbriefe. Je nachdem wie der Inhalt des Geschäftsbriefs ausgestaltet ist, gibt es auch unterschiedliche Aufbaumöglichkeiten. Auch, wenn man sich kurz fassen sollte, ist es immer wichtig, den Geschäftsbrief verständlich auszugestalten. Sollte sich das Schreiben beispielsweise auf einen gewissen Tatbestand beziehen, so ist es wichtig, dass selbiger auch erläutert wird. Hierbei kann man eine separate Erklärung wählen. So räumt man gleich zu Beginn Fragen aus dem Weg. Anders verhält es sich bei einem allgemeinen Schreiben. Beispielhaft zu nennen sei hierbei eine Änderung des Kommunikationsablaufs. Hier muss man selbstverständlich keinen anderen Sachverhalt erläutern. Das praktische an einer Vorlage ist, dass man für zukünftige Schreiben keinen neuen Brief aufsetzen muss. Du musst lediglich die Inhalte entsprechend anpassen.        

Beachte einen formalen Aufbau des Inhalts

Der Verweis auf vorangegangene Sachverhalte stellt ein gutes Beispiel für einen formalen Aufbau dar. Es ist wichtig, dass der Leser weiß worum es geht, ohne veraltete Geschäftsbriefe zur Hand nehmen zu müssen. Verweise in Form von Paragrafen, Buchstaben oder einfachen Hochzahlen helfen Dir dabei. Mithilfe von ihnen kannst Du Ausführungen zu den Briefinhalten machen. Selbiges gilt für allgemeine Informationen. So kannst Du beispielsweise auf die betreffende Abteilung bzw. den zuständigen Sachbearbeiter hinweisen. Diese Verweise bringen dem Leser einen entscheidenden Vorteil. Er weiß sofort, welche Punkte im kommenden Schreiben thematisiert werden. 

Der Betreff des Schreibens sollte optisch hervorgehoben werden. Klassischerweise wählst Du hierbei einen Fettdruck sowie eine größere Schrift. Im Anschluss an die Betreffzeile beginnt das Geschäftsschreiben. Insbesondere die Anrede sollte zwei Zeilen nach den Worten des Betreffs niedergeschrieben werden. Wie die Anrede genau aussieht, hängt in aller erster Linie von der Geschäftsbeziehung und dem persönlichen Verhältnis zueinander ab. Auch zwischen Anrede und erstem Absatz sollte ein gewisser Abstand herrschen. Wir raten zu einer Leerzeile. Denke daran, dass Du den ersten Satz mit Kleinschreibung beginnst. Schließlich setzt er die Anrede fort.

Wie die anschließenden Worte aussehen, hängt voll und ganz vom Schreiben an sich ab. Selbstverständlich gibt es die unterschiedlichsten Inhalte und dementsprechend muss man auch die Aufteilung individuell bestimmen. Dabei kann es ratsam sein, auf bestimmte Wörter hinzuweisen. Mittels Fettdruck oder kursivem Schriftstil kann man Keywords hervorheben. Bei Gedankensprüngen sollte ein neuer Absatz begonnen werden. Sachverhaltswechsel können auch eine Zwischenüberschrift erforderlich machen. Auch Zitate oder anderweitige Hinweise kann man, wenn es passt, einfügen. 

Auch das Ende ist wichtig

Wenn Du Dein Anliegen zum Ausdruck gebracht hast, musst Du für den Geschäftsbrief natürlich noch einen passenden Abschluss finden. Auch hierbei gilt es, Einiges zu beachten. Wie bei einem klassischen Brief, solltest Du auch bei einem Geschäftsbrief auf eine Grußformel am Schluss setzen. Dies ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern stellt auch gute Manieren unter Beweis. Die Grußformel schreibst Du im Anschluss an den letzten Absatz Deines Geschäftsbriefs. Auch hier solltest Du wieder einmal eine Leerzeile Abstand halten.

Wie bei der Begrüßung kommt es auch bei der Abschiedsformulierung auf das Verhältnis zwischen Dir und dem Empfänger des Schreibens an. Dabei kann man durchaus auch etwas experimentieren. So kann es sich beispielsweise bei einem Blumenhändler anbieten, den Geschäftsbrief mit den Worten „mit blumigen Grüßen“ zu beenden. Allerdings solltest Du Dir bei dieser Formulierung auch sicher sein, dass sie gut ankommt. Im Zweifel solltest Du stets zum klassischen „mit freundlichen Grüßen“ greifen. Im Anschluss an die Grußformel lässt Du erneut etwas Platz. Dies schafft freien Platz für Deine Unterschrift. Damit nichts gequetscht aussieht, solltest Du mindestens drei Leerzeilen Platz frei halten. Nun folgt noch einmal Dein Name. Solltest Du diesen bereits mehrfach im Brief benannt haben, ist dies jedoch nichts Pflicht. Für ein hohes Maß an Professionalität zeugt es dennoch, wenn Dein Name noch einmal erscheint.

Auch ein sogenanntes Postskriptum (PS) kann man in den Geschäftsbrief einfügen. Es dient dazu, Inhalte zu liefern, die für den normalen Text des Geschäftsbriefs unpassend sind. Wichtig ist, dass die Länge des PS nicht ausufert. Länger als zwei Zeilen sollte das PS nicht ausfallen. In der Fußzeile des Geschäftsbriefs solltest Du noch einmal die wichtigsten Angaben zu Deinem Unternehmen liefern. Hierzu gehören Informationen wie Kontoverbindung, Steuernummer, USt-Nr. und Kontaktdaten.

Eine Vorlage für einen Geschäftsbrief ist wichtig

Wer für einen professionellen Auftritt seines Unternehmens sorgen möchte, sollte viele Rahmenvorgaben einhalten. Damit man dabei nichts vergisst, ist eine Vorlage sehr praktisch. Dies spart nicht nur Zeit, sondern versichert darüber hinaus, dass Du nichts vergisst. Große Unternehmen sollten die Vorlage für den Geschäftsbrief für alle Mitarbeiter zuständig zu machen. So kann jeder auf Logo, Kontaktdaten und wichtige andere Informationen des Unternehmens zurückgreifen. Zu guter letzt sei noch einmal erwähnt, dass das Schreiben grammatikalisch und in der Rechtschreibung fehlerfrei sein sollte. Dann steht der professionellen geschäftsexternen Kommunikation nichts mehr im Weg.

• Word-Vorlage Geschäftsbrief (ab Word 2003)
• Word-Vorlage Geschäftsbrief (bis Word 2003)
• Word-Vorlage Geschäftsbrief (für Open Office)